Tutoriel no-code: automatiser l’envoi des justificatifs comptables

Les tâches comptables n’ont jamais été le cœur de métier d’une agence de voyages, mais elles conditionnent pourtant la conformité légale et la tranquillité d’esprit. En 2025, l’administration française impose de conserver et pouvoir présenter tout justificatif comptable pendant dix ans (source : service-public.fr). Collecter manuellement des centaines de factures, reçus de cartes virtuelles ou preuves de virements à la fin de chaque mois n’est plus une option viable pour une petite structure. La bonne nouvelle ? Avec un simple scénario no-code, vous pouvez automatiser l’envoi de tous vos justificatifs comptables en moins d’une heure, sans écrire une ligne de code.

Ce tutoriel pas-à-pas s’appuie sur les webhooks d’Elia Pay, Zapier (ou Make/n8n), et un drive partagé pour simplifier votre clôture comptable et libérer du temps pour ce qui compte : vendre des voyages mémorables.

Pourquoi automatiser l’envoi des justificatifs ?

• Gain de temps : nos clients agences estiment qu’ils économisent en moyenne 6 heures par mois et par conseiller.
• Réduction du risque d’erreur : plus de copier-coller ni de pièces jointes manquantes.
• Conformité en continu : vous êtes prêt pour un contrôle fiscal ou un audit garantie financière APST à tout moment.
• Collaboration fluide avec l’expert-comptable : les pièces arrivent déjà classées et nommées, réduisant la facture d’honoraires.

Si vous débutez dans l’automatisation, lisez d’abord notre guide « 11 plugins pour connecter votre CRM à votre plateforme paiement » pour comprendre les connecteurs disponibles.

Prérequis

1. Un compte Elia Pay avec l’API activée (plan Essentiel ou supérieur).
2. Un outil d’automatisation no-code : Zapier, Make ou n8n (self-hosté) ; nous utiliserons Zapier pour l’exemple.
3. Un espace de stockage cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox) partagé avec l’expert-comptable.
4. Un canal Slack ou Microsoft Teams (facultatif mais pratique pour les notifications).

Astuce : si vous n’avez jamais touché aux webhooks, suivez d’abord notre « Tutoriel API : synchroniser vos réservations avec un IBAN virtuel ». Vous aurez déjà votre clé API et saurez sécuriser l’endpoint.

Étape 1 : définir la convention de nommage des fichiers

Avant d’automatiser, clarifiez la structure de vos dossiers :

• Dossier racine : Compta > 2025 > 09 > Justificatifs.
• Nom du fichier : YYYYMMDD_Fournisseur_Montant_TVA.pdf (ex. 20250902_AirFrance_450EUR_TVA20.pdf).

Cette convention sera utilisée par le scénario Zapier pour renommer automatiquement chaque pièce.

Étape 2 : créer le déclencheur webhook Elia Pay

1. Dans le tableau de bord Elia Pay, ouvrez Paramètres > Webhooks.
2. Ajoutez l’URL de votre Zapier « Catch Hook ».
3. Sélectionnez les événements payment.settled et card.settled (confirmation que le paiement est comptablement finalisé).
4. Enregistrez. Un paiement test suffit pour capturer la structure du JSON.

Étape 3 : récupérer la pièce comptable

Dans Zapier :

• Action 1 : « Webhook » → GET avec l’URL https://api.eliapay.com/v1/transactions/{{id}}/receipt où {{id}} est le transaction_id reçu dans le hook.
• Ajoutez l’en-tête Authorization: Bearer YOUR_API_KEY.
• Réponse attendue : un fichier PDF en base64.

Zapier détecte automatiquement un attachment ; stockez-le dans la variable receipt_file.

Étape 4 : renommer et stocker le justificatif

• Action 2 : « Formatter > Date/Time » pour convertir settled_at au format YYYYMMDD.
• Action 3 : « Formatter > Utilities » → Lookup Table pour convertir le code fournisseur (merchant_category ou supplier_name) en nom lisible si besoin.
• Action 4 : « Google Drive > Upload File »
  • Dossier cible : Compta/2025/09/Justificatifs (créez-le dynamiquement).
  • Nom du fichier : {{date}}_{{supplier}}_{{amount}}EUR.pdf.
  • Contenu du fichier : receipt_file.

Vous disposez désormais d’un PDF horodaté au bon endroit.

Étape 5 : distribuer la pièce au cabinet comptable

Ajoutez deux actions parallèles :

• Slack > Send Message : avertit le canal #Compta qu’un justificatif a été déposé (incluez le lien Drive).
• Gmail > Send Email : envoie le PDF en pièce jointe à [email protected] avec objet Justificatif {{date}} {{supplier}} {{amount}} EUR.

Étape 6 : mettre en place le contrôle quotidien

Pour garantir l’exhaustivité, programmez un digest journalier à 18h :

• Trigger planifié dans Zapier.
• Action 1 : compte les transactions payment.settled du jour via l’API Elia Pay.
• Action 2 : compte les justificatifs ajoutés dans le dossier Drive.
• Action 3 : si delta ≠ 0 → Slack + mail d’alerte « Attention, {{delta}} justificatif(s) manquants ».

Bonnes pratiques supplémentaires

• Activez la double authentification sur Zapier et Drive pour éviter les fuites de données.
• Versionnez vos workflows : testez dans un dossier « Sandbox » avant la mise en production.
• Documentez le scénario (captions, variables, droits) pour être couvert en cas d’audit ORIAS ou Atout France.
• Coupez le scénario pendant vos inventaires annuels pour éviter des envois massifs intempestifs.

Pour d’autres conseils de sécurisation, consultez « Les 10 erreurs de rapprochement qui coûtent cher aux agences ».

Illustration : 15 minutes chrono

Résultats observés chez nos clients pilotes

• 98 % des justificatifs déposés avant J+1.
• Réduction de 60 % du temps de clôture mensuelle.
• Honoraires comptables négociés : −12 % en moyenne grâce aux pièces normalisées.

Foire aux questions

Que faire si le fournisseur n’envoie pas de facture PDF ? Utilisez la fonction de génération de facture consolidée d’Elia Pay ou demandez un duplicata ; le scénario s’exécutera dès que la pièce sera disponible.

Puis-je utiliser Make ou n8n au lieu de Zapier ? Oui, les étapes sont identiques ; seule l’interface change. Make offre un peu plus de contrôle des erreurs, n8n est gratuit si vous l’hébergez.

Combien coûte un scénario Zapier de ce type ? Avec ~300 pays triggered par mois, le plan Starter (19 €/mois) suffit. Pensez à activer les filtres pour éviter de consommer des tâches inutilement.

Passez à l’action

Vous souhaitez aller plus loin ? Réservez une démo personnalisée d’Elia Pay et découvrez comment :

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