Tutoriel: créer un budget prévisionnel voyages de groupe sous Google Sheets

Les voyages de groupe peuvent rapidement virer au casse-tête financier : plusieurs participants, acomptes fournisseur en cascade, variations de taux de change et commissions carte qui rongent la marge. Pourtant, un simple budget prévisionnel bien structuré dans Google Sheets suffit souvent à clarifier les flux et à sécuriser la rentabilité avant le départ. Ce tutoriel vous guide pas à pas pour construire un modèle réutilisable, pensé pour les petites agences de voyages et compatible avec l’export Elia Pay.

Objectif : en moins d’une heure, disposer d’un tableur collaboratif qui calcule vos coûts, vos recettes, votre marge nette et vos besoins de trésorerie par échéance.

1. Pourquoi un budget prévisionnel dédié aux voyages de groupe ?

• Des montants engagés avant encaissement : billets aériens, hôtels, prestataires locaux.
• Une responsabilité accrue : la garantie financière et l’assurance client exigent un suivi précis des fonds.
• Des sources de revenu multiples : prix packagé, options, commissions, cashback fournisseur.

Un budget prévisionnel met noir sur blanc l’équation économique, aide à fixer un prix de vente réaliste et devient un outil de négociation avec les partenaires (hôteliers, autocaristes, compagnies aériennes).

2. Préparer l’environnement Google Sheets

1. Connectez-vous à Google Drive et créez un nouveau classeur « Budget Groupe – Nom du dossier ».
2. Paramétrez la devise par défaut : Fichier > Paramètres > Devise > Euro (ou devise principale).
3. Activez l’historique des versions (Fichier > Historique) pour revenir facilement en arrière.

![Capture d’un classeur Google Sheets montrant six onglets colorés : Paramètres, Hypothèses, Dépenses, Recettes, Synthèse et Dashboard, avec quelques formules visibles dans la barre.] (https://example.com/)

3. Structurer le classeur en six onglets

3.1 Onglet Paramètres

• Cellule B2 : =GOOGLEFINANCE("EURUSD") pour un taux de change temps réel si vous achetez en dollars.
• Cellule B3 : marge commerciale cible (ex : 18 %).
• Données > Validation de données : proposez une liste déroulante pour sélectionner le niveau de service (Standard, Premium, MICE).

3.2 Onglet Hypothèses

Utilisez les Plages nommées (Données > Plages nommées) pour référencer Nb_Pax, Marge_Cible, etc. Vos formules seront plus lisibles.

3.3 Onglet Dépenses

Listez chaque poste :

• Transport aérien
• Transport terrestre
• Hébergement
• Restauration
• Activités et excursions
• Assurance et frais administratifs
• Commissions et frais de paiement (penser aux cartes virtuelles Elia Pay)

Ajoutez quatre colonnes clés : coût unitaire, % variable (selon nb de participants), date d’exigibilité, mode de paiement envisagé.

| Catégorie | Coût unitaire HT | Qté prévue | Total HT | Exigible le | Mode paiement |
|-----------|-----------------|-----------|----------|-------------|----------------|
| Transport aérien | 220 € | =Nb_Pax | =B2*C2 | 15/02/2026 | Carte virtuelle |

Astuce : combinez un ARRAYFORMULA pour étendre automatiquement vos calculs, par exemple en colonne Total HT :
=ARRAYFORMULA(IF(B2:B="";"";B2:B*C2:C))

3.4 Onglet Recettes

• Prix public par participant (HT et TTC)
• Options (assurance annulation, surclassement)
• Planning d’encaissement (acompte 30 %, solde 70 %)

Formule utile pour le chiffre d’affaires total :
=SOMMEPROD(A2:A;B2:B) où A = prix par pax, B = Nb_Pax.

3.5 Onglet Synthèse

1. Marge brute : =Total_Recettes - Total_Dépenses.
2. Marge % : =Marge_brute / Total_Recettes.
3. Point mort (seuil de rentabilité) :
   =ARRONDI.SUP(Total_Dépenses / Prix_vente_moyen ; 0).
4. Besoin de trésorerie le plus bas : créez une courbe cumulative des décaissements vs encaissements avec SPARKLINE pour visualiser le creux.

![Graphique en courbes représentant en bleu les encaissements clients et en rouge les décaissements fournisseurs, montrant un pic négatif avant l’équilibre.] (https://example.com/)

4. Automatiser le suivi avec Elia Pay

Vous gérez déjà vos règlements fournisseurs avec des cartes virtuelles ou un IBAN Elia Pay ? Parfait, vos mouvements sont exportables en CSV ou via API.

1. Dans Elia Pay, ouvrez Reports > Export CSV et filtrez sur dossier groupe.
2. Dans Sheets, saisissez : =IMPORTDATA("https://api.eliapay.com/exports/GROUP123.csv?token=xxxxx").
3. Utilisez une requête SQL maison : `=QUERY(Feuille_Import!A:G;"select C, sum(E) where F >= date '