Guide pas à pas pour négocier des frais bancaires plus bas avec vos fournisseurs

Pourquoi s’attaquer aux frais bancaires ?

Chez les petites agences de voyage, chaque euro économisé sur les transactions financières se transforme en marge nette ou en budget supplémentaire pour vos actions marketing. Pourtant, entre les commissions cartes, les frais de change, les virements internationaux ou les rétrofacturations, les dépenses bancaires représentent souvent 1 à 3 % du chiffre d’affaires.

Bonne nouvelle : ces frais ne sont pas gravés dans le marbre. En préparant le terrain et en abordant vos fournisseurs bancaires (banques traditionnelles, PSP, émetteurs de cartes et agrégateurs) avec les bons arguments, il est possible de négocier jusqu’à 30 % d’économie. Suivez ce guide pas à pas pour mettre toutes les chances de votre côté.

1. Cartographiez vos flux avant la négociation

Négocier sans connaître vos chiffres, c’est comme réserver un séjour sans vérifier les vols. Avant de décrocher votre téléphone :

• Exportez 12 mois de relevés : séparez les paiements collectionnés (clients) et les paiements émis (fournisseurs, GDS, hôteliers, compagnies aériennes).
• Classez chaque ligne par type : SEPA, SWIFT, carte commerciale, prélèvement, transferts internes…
• Calculez le coût unitaire et le coût total de chaque catégorie. Par exemple : 0,25 € par virement SEPA, 1,4 % + 0,30 € par transaction carte B2C, 2 % de surcharge FX sur les règlements en USD.
• Repérez les anomalies : frais minimum mensuels, commissions « hors grille », reprises de cashback, rétrofacturations.

Astuce : avec Elia Pay, le module de rapprochement bancaire exporte déjà un tableau complet des frais par fournisseur bancaire. Un gain de temps précieux pour passer à l’étape suivante.

2. Établissez un benchmark réaliste

Arriver en rendez-vous avec des prix de marché crédibles donne d’emblée le ton. Voici comment recueillir ces références :

• Interrogez 2 à 3 fintechs concurrentes (Mollie, Stripe, Lemonway) pour leurs barèmes « petit volume ». Obtenez ces tarifs par écrit.
• Consultez les baromètres annuels de sociétés d’audit comme Grant Thornton ou BDO sur le coût moyen de la transaction par secteur.
• Comparez avec les offres bancaires spécialisées tourisme, par exemple CIC TravelPro ou Banque Populaire Escapade.

Mettez le tout dans un tableau à trois colonnes : vos frais actuels, la moyenne marché, et l’offre la plus basse obtenue. Ce sera votre boussole de négociation.

3. Segmentez vos objectifs de réduction

Tenter de renégocier « toutes les lignes » d’un coup est rarement efficace. Isolez plutôt trois blocs :

1. Cartes virtuelles B2B (paiement hôtels, centrales de réservation)
   Objectif : réduire la commission interchange et obtenir du cashback.
2. Encaissement cartes B2C (clients finaux)
   Objectif : baisser les frais de processing et les reversements différés.
3. Virements internationaux (IATA, DMC hors zone euro)
   Objectif : limiter la marge sur le FX et les frais SWIFT fixes.

Fixez un seuil de réussite (ex : -20 % sur les cartes virtuelles, -10 % sur le FX) et un seuil plancher en dessous duquel vous accepterez l’offre.

4. Préparez votre argumentaire chiffré

Un partenaire bancaire valorise les volumes, la prévisibilité et la conformité. Servez-lui ces trois atouts sur un plateau :

• Volumétrie consolidée : « Nous traitons 1,2 M € de cartes virtuelles par an, avec une croissance prévue de 15 %. »
• Calendrier saisonnier : indiquez les pics d’activité pour que la banque anticipe la liquidité et le support.
• Taux de fraude maîtrisé : montrez votre ratio de rétrofacturation inférieur à 0,15 % grâce au 3-D Secure et à la tokenisation.

Incluez également un plan de migration : « Nous sommes prêts à basculer 80 % de nos flux sous 60 jours si un nouveau contrat est signé. » Cela prouve votre sérieux et votre capacité opérationnelle.

5. Choisissez le bon moment pour négocier

Dans la pratique, deux fenêtres donnent de meilleurs résultats :

• 30 à 60 jours avant la date anniversaire de votre contrat. La menace de résiliation est plus crédible.
• Fin de trimestre bancaire : les chargés d’affaires ont des objectifs de signature et sont souvent plus flexibles.

Évitez la haute saison (juin-juillet) où votre équipe est sous pression et où la banque négocie en position de force.

6. Misez sur les contreparties intelligentes

Si votre fournisseur rechigne à baisser un tarif, proposez une contrepartie à coût nul pour vous :

• Allongement de la durée de contrat : passer de 12 à 24 mois en échange d’une baisse de 15 % sur la commission cartes.
• Migration vers des reporting digitaux pour supprimer les frais de courrier et relevés papier.
• Augmenter la part de wallet (Apple Pay, Google Pay) qui réduit la fraude – la banque y gagne aussi.

7. Pensez global, mais signez modulaire

Un contrat unique pour tous les services paraît plus simple, mais il enferme. Préférez :

• Un avenant par bloc de flux (encaissement B2C, paiements fournisseurs, FX).
  Avantage : vous pouvez renégocier chaque volet sans remettre tout le package sur la table.
• Une grille de remises progressives basée sur les volumes mensuels : plus vos ventes grimpent, plus la commission baisse.

8. Sécurisez l’accord par des SLA précis

Le prix n’est qu’une partie de l’équation. Exigez :

• Délai de reversement garanti (T+2 maximum sur les cartes B2C).
  Un VAD moins cher mais payé en J+7 plombe votre trésorerie !
• Disponibilité API 99,9 % et support 24/7 pendant la haute saison.
• Clause de sortie sans pénalité si la banque n’atteint pas les SLA trois mois de suite.

9. Automatisez le suivi et le contrôle post-signature

Une fois le nouveau tarif en place, la vigilance continue :

• Activez des alertes mensuelles sur votre outil de rapprochement pour vérifier que la facture bancaire reflète bien les nouveaux barèmes.
• Comparez les frais réels vs prévus. Un écart >3 % déclenche une réclamation immédiate.
• Planifiez un revue trimestrielle avec votre chargé d’affaires pour ajuster le contrat selon vos volumes.

À ce stade, la fonction « Matching automatique des frais » d’Elia Pay vous évite de passer des heures dans Excel. Vous recevez un rapport PDF prêt pour la réunion avec votre banque.

10. Capitalisez sur les économies pour booster votre croissance

Gagner 5 000 € de frais bancaires par an sur une petite structure, c’est :

• **Financer 50 % d’un salaire junior ** en haute saison.
• Lancer une campagne Google Ads ciblée sur les circuits premium.
• Augmenter votre programme de cashback fournisseurs via les cartes virtuelles Elia Pay.

Ne laissez pas ces gains dormir sur le compte courant : réinvestissez-les dans des leviers de vente, exactement comme expliqué dans notre article Comment augmenter les ventes d’une agence de voyage ?.

Checklist récapitulative

• Extraire 12 mois de données de frais
• Construire le benchmark marché
• Segmenter les objectifs (cartes, encaissement, FX)
• Préparer l’argumentaire chiffré
• Fixer le calendrier de négociation
• Proposer des contreparties intelligentes
• Signer des avenants modulaires + SLA
• Mettre en place un contrôle mensuel automatisé
• Réinvestir les économies dans la croissance

Pour aller plus loin

1. Testez gratuitement la simulation d’économies intégrée à Elia Pay : en 5 minutes, découvrez combien vous pouvez réduire sur vos cartes virtuelles et vos virements internationaux.
2. Consultez le guide Les outils SaaS indispensables pour gérer une agence de voyages pour automatiser votre back-office financier.
3. Abonnez-vous à notre newsletter mensuelle pour recevoir des études de cas et des invitations à nos webinaires négociation.

En appliquant ce plan pas à pas, vous passerez d’une posture de « price-taker » à celle de partenaire exigeant, capable de transformer ses volumes de paiements en levier d’économies et de compétitivité. Bonnes négociations !