Étude de cas: comment une agence a économisé 20 000 € grâce aux cartes virtuelles

Une facture carte bancaire qui explosait

En 2023, l’agence de voyages loisirs & MICE « Azur World Travel » (45 collaborateurs, CA : 8,2 M€) fait un constat inquiétant : malgré une progression de 11 % du chiffre d’affaires, la marge nette stagne. L’audit interne pointe trois points noirs :

• 14 482 € de frais de change et commissions cartes facturés par la banque émettrice de la carte corporate plastique.
• Des avances de trésorerie sur certains billets d’avion non remboursées à temps (décalage moyen : 27 jours).
• Un temps moyen de rapprochement bancaire de 4 h/semaine pour la comptable, faute de justificatifs alignés sur chaque débit.

Objectif fixé par la direction : récupérer au moins 15 000 € sur les coûts de paiement en un an sans alourdir la charge de travail de l’équipe.

Pourquoi avoir choisi les cartes virtuelles Elia ?

Après avoir comparé trois solutions, l’agence retient Elia Pay pour trois raisons principales :

• Émission illimitée de cartes virtuelles en quelques secondes, chacune associée à un dossier voyage ou à un client.
• Cashback fournisseurs tourisme négocié (jusqu’à 1,1 % sur certaines GDS et chaînes hôtelières partenaires).
• Rapprochement automatique grâce au matching entre la référence de la carte et la ligne comptable dans le PMS maison.

Déploiement : 30 jours chrono

1. Semaine 1 – Paramétrage

   • Ouverture du compte Elia (IBAN français).
   • Import du plan analytique de l’agence (codes dossiers, départements).

2. Semaine 2 – Formation express

   • 90 minutes de webinaire pour les 12 conseillers voyage.
   • Guides pas-à-pas intégrés dans l’interface.

3. Semaine 3 – Phase pilote

   • Limitation à 3 clients corporate récurrents.
   • Suivi quotidien des incidents : 0 rejet, 0 litige.

4. Semaine 4 – Généralisation

   • Mise en place sur l’ensemble des réservations ‘transport’ puis ‘hébergement’.
   • Désactivation progressive de la carte plastique partagée.

Les 4 gisements d’économies identifiés

Lecture : les frais de change ont chuté de 5 542 € à 780 € car les cartes Elia appliquent 0,25 % sur le Forex au lieu de 3 % précédemment.

Focus sur le cashback : 5 115 € récupérés sans surcoût

• 0,8 % sur les segments BSP émis via Amadeus.
• 1 % sur les hôtels prépayés via Bedsonline.
• 0,5 % sur Europcar et Hertz (paiement débit immédiat).

Le logiciel comptabilise automatiquement le cashback comme un « produit financier », directement visible dans le tableau de bord mensuel de trésorerie.

Un workflow de paiement sécurisé et 100 % traçable

• Plafond et date de validité limitées à chaque dossier : impossible pour un prestataire de surfacturer après le voyage.
• Alerte temps réel sur Slack si une tentative de débit dépasse le budget.
• Révocation en un clic dès que la prestation est consommée.

Résultat : zéro fraude constatée sur 3 600 cartes virtuelles générées la première année.

Rapprochement bancaire divisé par deux

Avant Elia : la comptable rapprochait manuellement chaque ligne CB du relevé BNP avec le logiciel de gestion. Les libellés imprécis (“HOSTELWORLD *LON”) obligeaient à fouiller les mails pour retrouver le dossier.

Avec Elia :

• le numéro de carte virtuelle = le numéro de dossier ;
• l’export SEPA contient déjà l’analytique ;
• les justificatifs PDF sont attachés automatiquement.

Temps hebdomadaire passé : 2 h au lieu de 4 h. Soit 104 h économisées/an.

Impact humain et organisationnel

• Agents plus autonomes : ils créent leur propre moyen de paiement sans solliciter la direction financière.
• Moins de disputes internes : chaque dépense est imputée au bon voyageur, la refacturation au client final devient transparente.
• Stress réduit : fini la chasse aux confirmations de débit en fin de mois.

Les 5 clés du succès selon la DAF d’Azur World Travel

• Sponsor exécutif dès le départ : l’implication du COO a levé les résistances au changement.
• Plafonds réalistes : pas de micro-gestion, mais des limites calquées sur le budget dossier +10 % tampon.
• Documentation internalisée : un wiki interne with GIF de création de carte.
• Suivi des KPIs : rapport mensuel partagé avec la direction (cashback, économies, cartes actives/inactives).
• Révision semestrielle des accords fournisseurs pour maximiser les taux de cashback.

Comment répliquer ce gain de 20 000 € dans votre agence ?

1. Cartographiez vos frais actuels : commissions, change, temps passé.
2. Segmentez vos dépenses (aérien, hôtel, activités) pour cibler les meilleurs cashback.
3. Testez sur un seul produit (par ex. hôtels) pendant 30 jours.
4. Mesurez : report avant/après, puis élargissez.
5. Négociez avec vos principaux fournisseurs une remise supplémentaire si vous payez par carte virtuelle sécurisée.

Et si vous franchissiez le pas ?

En un an, Azur World Travel n’a pas seulement économisé 20 000 € ; l’agence a gagné de la visibilité sur sa trésorerie, fluidifié la collaboration entre ses équipes et renforcé la confiance de ses partenaires. La bonne nouvelle : ces résultats ne sont pas réservés aux grandes structures. Toute agence capable d’émettre quelques centaines de paiements par mois peut déclencher le même cercle vertueux.

Vous souhaitez savoir quel montant vous pourriez récupérer ? Demandez une simulation personnalisée en 15 minutes avec un expert Elia :

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Parce qu’un paiement intelligent aujourd’hui, c’est une marge préservée demain.