Construire une offre de voyage sur mesure: process simple

Vendre du sur mesure est l’un des meilleurs leviers de différenciation pour une petite agence, surtout au démarrage. Mais beaucoup de créateurs confondent « sur mesure » avec « tout réinventer à chaque devis ». Résultat : des heures passées à bricoler un itinéraire, des marges qui se diluent, et des paiements difficiles à suivre.

Ce guide propose un process simple et reproductible pour construire une offre de voyage sur mesure, de la demande client jusqu’au départ, avec un point d’attention particulier pour les agences en création d’agence de voyage (et celles qui cherchent un accompagnement création agence de voyage orienté opérationnel).

Le sur mesure, un avantage compétitif… si votre méthode est industrialisée

Le voyage sur mesure permet de vendre plus cher (valeur perçue), de mieux protéger la marge (moins de comparaison « à la ligne »), et de fidéliser (relation de confiance). Mais il crée aussi des points de friction typiques :

• Plus d’allers-retours client, donc plus de temps non facturé.
• Plus de fournisseurs, donc plus de risques (erreurs, annulations, litiges).
• Des flux d’acomptes et de soldes plus complexes à encaisser et à rapprocher.

La bonne approche consiste à standardiser votre production (brief, chiffrage, documents, validations) tout en gardant une personnalisation visible côté client.

Le process simple en 7 étapes pour construire une offre de voyage sur mesure

Étape 1 : cadrer la demande avec un brief qui force les décisions

Un bon brief ne sert pas seulement à « comprendre ». Il sert à limiter l’ambiguïté et à cadrer le budget, les priorités et les contraintes.

Concrètement, votre brief doit produire des réponses utilisables :

• Dates (flexibles ou non), durée, aéroports possibles.
• Composition du groupe, rythme (dense vs détente), niveau de confort.
• Budget cible et tolérance (+10 %, +20 %), ce qui est non négociable.
• Sensibilité au risque (annulation, météo, correspondances courtes).
• Préférences de paiement (acompte, échéancier, multi-payeurs).

Pour une agence en création, le piège est de vouloir “faire plaisir” en laissant le brief trop ouvert. Fixez plutôt une règle simple : pas de chiffrage sans budget et priorités.

Étape 2 : transformer le brief en “cahier de voyage” interne (1 page)

Avant de contacter des fournisseurs, écrivez une page interne qui servira de référence unique. Elle évite les oublis et facilite la transmission si vous travaillez à deux.

Voici un format qui fonctionne bien :

Ce document devient votre “source of truth” pour l’itinéraire, les devis fournisseurs et les preuves à conserver.

Étape 3 : construire une trame d’itinéraire en modules (pour gagner du temps)

Le sur mesure rentable est modulaire. Au lieu d’écrire un programme de zéro, créez des modules réutilisables.

Exemples de modules :

• Arrivée + transfert + première nuit “sans stress”.
• 2 nuits dans une zone A + excursion signature.
• 2 nuits dans une zone B + journée libre.
• Option météo (plan B) ou option “upgrade”.

L’assemblage de modules vous permet :

• de produire plus vite,
• de comparer facilement deux versions,
• d’expliquer clairement au client ce qui change (et ce que cela coûte).

Étape 4 : chiffrer l’offre avec une méthode “coût complet + marge + risque”

L’erreur la plus fréquente dans les jeunes agences est de “mettre une marge” sans intégrer les coûts invisibles (temps, paiements, change, incertitude). Une méthode simple :

1. Coût net fournisseur (transport, hébergements, activités, assurances).
2. Coûts d’exécution (temps de production, SAV, modifications, outils).
3. Coûts de paiement (frais CB, FX, risques de litige selon le moyen).
4. Prime de risque (conditions d’annulation, délais, no-show, météo).
5. Marge cible (en euros, pas seulement en pourcentage).

Pour rester lisible côté client, vous pouvez afficher un prix global, mais vous devez piloter en interne une marge par dossier. Si vous travaillez votre lancement (création agence de voyage), ce pilotage est aussi indispensable pour obtenir une garantie financière et construire un business plan crédible (voir le modèle : business plan agence de voyage).

Étape 5 : scénariser 2 options (Bonne / Premium) au lieu d’un seul devis

Proposer une seule option pousse le client à négocier. Proposer deux options structurées lui donne un choix.

Un pattern efficace :

• Option Bonne : respecte les priorités, optimise le budget, sécurise les transferts.
• Option Premium : ajoute 1 ou 2 éléments “waouh” (meilleur hôtel, surclassement, expérience privée).

Vous augmentez vos chances de signature et vous protégez votre temps de production : l’effort de V2 est faible car vous changez seulement quelques modules.

Étape 6 : verrouiller la vente avec un “pack de signature” (preuves + paiements)

À ce stade, votre enjeu n’est pas seulement de vendre, c’est de sécuriser la réservation : accord client, encaissement, et traçabilité.

Votre pack de signature devrait contenir :

• Devis récapitulatif + conditions (annulation, modifications, délais).
• Acceptation explicite (idéalement e-signature des CGV, utile aussi contre les litiges).
• Acompte encaissé sur un moyen traçable.

Sur le plan paiement, une bonne pratique pour les offres sur mesure est de définir un cadre simple :

Si vous débutez, évitez les bricolages (RIB envoyés par e-mail, suivi Excel). Centraliser l’encaissement (carte, virement, liens) et la preuve aide énormément, comme décrit dans ce guide : Agence de voyage sur mesure: sécuriser les acomptes.

Étape 7 : exécuter et suivre avec une “fiche dossier” financière

Une offre sur mesure devient non rentable quand le back-office n’est pas tenu. La fiche dossier financière doit permettre, en 30 secondes, de répondre à :

• Combien a été encaissé, par qui, et sur quel moyen ?
• Combien a été payé aux fournisseurs, et par quel instrument ?
• Quelle marge reste, et quel risque reste (annulation, chargeback) ?

Le plus simple est de travailler avec un identifiant unique de dossier utilisé partout (devis, paiements, factures). C’est la base d’un bon rapprochement bancaire.

Les trois points qui font gagner le plus de temps (et protègent la marge)

1) Standardiser ce qui est invisible pour le client

Le client veut sentir du sur mesure, pas voir votre complexité interne. Standardisez :

• Le brief (même structure).
• Les modules (bibliothèque interne).
• Les règles de pricing (marge cible, prime de risque).
• Les documents (devis, CGV, checklists départ).

2) Séparer encaissements clients et paiements fournisseurs par dossier

Même en micro-agence, la séparation par dossier réduit les erreurs et facilite la comptabilité. Dans le tourisme, où les acomptes et les paiements multiples sont courants, c’est un gros levier de sérénité.

Une plateforme paiement tourisme comme Elia Pay est conçue pour ça, avec gestion unifiée des paiements, IBAN français (et IBAN virtuels selon les usages), cartes virtuelles pour payer les fournisseurs, et rapprochement bancaire plus simple.

3) Préparer les preuves dès le début (pas quand un litige arrive)

Les litiges coûtent cher surtout parce qu’on cherche les pièces trop tard. Dès la signature, organisez :

• Preuve d’acceptation (CGV, e-signature si possible).
• Preuves de délivrance (e-vouchers, confirmations).
• Références de paiement liées au dossier.

Pour la partie hôtelière, vous pouvez vous inspirer des éléments de preuve recommandés ici : Limiter les litiges hôtels: preuves de séjour et e-vouchers.

Mini check-list “sur mesure” pour une agence en création

Si vous êtes en phase de création agence de voyage, utilisez cette check-list pour valider que votre process est prêt avant d’accepter trop de demandes.

• Vous avez un brief qui force budget + priorités.
• Vous avez une bibliothèque de modules (même petite, 10 à 20 modules suffisent).
• Vous avez une règle de pricing écrite (marge minimale par dossier).
• Vous avez un pack de signature (devis, CGV, preuve, acompte).
• Vous avez un identifiant dossier unique utilisé dans les paiements.
• Vous pouvez rapprocher encaissements et paiements sans tableur complexe.

Où Elia Pay s’insère (sans alourdir votre stack)

Vous n’avez pas besoin de 10 outils pour vendre du sur mesure, mais vous avez besoin d’un socle paiement solide, surtout au lancement.

Elia Pay est une solution de paiement conçue pour les agences de voyages, avec notamment :

• Gestion unifiée des encaissements et décaissements.
• IBAN français et cartes virtuelles pour payer les fournisseurs.
• Rapprochement bancaire simplifié.
• Technologies de prévention de la fraude et standards de sécurité avancés.
• Cashback jusqu’à 1 % sur certains achats voyage (selon conditions).

Si vous voulez une vue plus “système”, le billet Création d’agence de voyage: paiements et conformité aide à cadrer les décisions dès le départ.

Frequently Asked Questions

Quel est le meilleur moyen de structurer une offre de voyage sur mesure quand on débute? Un brief cadré, une trame modulaire et deux options (Bonne/Premium) suffisent. Le but est d’être reproductible et de piloter la marge par dossier.

Combien d’options proposer au client pour éviter les allers-retours? Deux options bien différenciées sont généralement le meilleur équilibre. Une seule option entraîne souvent une négociation, trois options compliquent la décision.

Comment éviter que le sur mesure “mange” toute la marge? En standardisant la production (modules, templates) et en chiffrant au coût complet (paiement, temps, risque). Fixez une marge minimale par dossier et refusez les demandes hors cadre.

Faut-il encaisser un acompte systématiquement? Dans la majorité des cas oui, pour sécuriser l’engagement et financer les avances fournisseurs. Le point clé est d’utiliser un moyen traçable et de conserver les preuves d’acceptation.

Comment simplifier le rapprochement bancaire quand on a des acomptes, des soldes et plusieurs payeurs? Utilisez un identifiant dossier unique partout et centralisez les paiements. Les IBAN dédiés par dossier et les cartes virtuelles facilitent beaucoup l’appariement et réduisent les erreurs.

Aller plus vite sur vos premières ventes (sans perdre le contrôle)

Si vous lancez votre activité ou si vous professionnalisez votre offre sur mesure, l’enjeu n’est pas seulement de “savoir vendre”. C’est de mettre en place un process qui sécurise les paiements, la conformité et la marge.

Elia Pay aide les petites agences à centraliser encaissements et paiements fournisseurs, à réduire la charge de rapprochement bancaire et à sécuriser les transactions.

Découvrez la plateforme sur Elia Pay ou demandez une démonstration pour voir comment structurer vos flux dès vos premiers dossiers.