Check-list GDPR pour la gestion des données de paiement client

Dernière mise à jour : juillet 2025

Pourquoi une check-list GDPR spécifique aux paiements ?

Depuis l’entrée en application du Règlement général sur la protection des données (RGPD) en 2018, plus de 2 milliards d’euros d’amendes ont été infligés en Europe selon Statista. Les incidents de sécurité liés aux données de carte bancaire restent parmi les plus sanctionnés, car ils exposent à la fois la vie privée des voyageurs et la stabilité financière des agences.

Or, une petite agence de voyages traite quotidiennement un véritable trésor de données : numéros de cartes, IBAN, pièces d’identité, adresses e-mail, voire données santé pour certains séjours. Maîtriser ces informations n’est pas seulement une exigence légale ; c’est aussi un levier de confiance client et de compétitivité.

Cette check-list a été élaborée pour vous aider à piloter vos obligations GDPR tout au long du cycle de vie d’une donnée de paiement, de la réservation au rapprochement bancaire.

Bon à savoir : le RGPD concerne toute donnée permettant d’identifier une personne, pas seulement les données « sensibles ». Les numéros de carte bancaire et de compte figurent donc en première ligne.

La check-list GDPR pour les données de paiement client

1. Cartographier les flux de données

• Dressez l’inventaire complet des points de collecte : site de réservation, terminal de paiement physique, courrier électronique, formulaires papier.
• Identifiez chaque base juridique (contrat, obligation légale, intérêt légitime…) justifiant le traitement.
• Réalisez un PIA (analyse d’impact) si le traitement est « susceptible d’engendrer un risque élevé » (CNIL).

2. Collecter uniquement l’indispensable

• Proscrivez la conservation du cryptogramme visuel (CVV) au-delà de l’autorisation immédiate, comme l’impose PCI DSS.
• Ne stockez pas les copies de pièce d’identité avec les données de paiement, sauf exigence réglementaire explicite (ex : lutte contre le blanchiment).

3. Sécuriser la transmission

• Mettez en œuvre le chiffrement TLS 1.2 minimal sur votre site de réservation et vos API internes.
• Activez la tokenisation auprès de votre PSP ou de votre solution comme Elia Pay pour éviter de manipuler des numéros réels.
• Vérifiez la conformité PSD2 : authentification forte du client (SCA) et exemption pour les MOTO (Mail Order Telephone Order) si vous acceptez des paiements hors ligne.

4. Stocker et chiffrer les données

• Externalisez la conservation des cartes à un fournisseur certifié PCI DSS Niveau 1 (Stripe, Adyen ou l’infrastructure Elia Pay).
• Chiffrez vos bases de données au repos (AES-256) et séparez les clés de chiffrement des serveurs applicatifs.

5. Gérer les droits d’accès

• Appliquez la règle du moindre privilège : seuls les conseillers en charge d’un dossier doivent accéder aux références de paiement.
• Activez une authentification multifacteur (MFA) pour les profils administrateurs et comptables.
• Conservez des journaux d’accès horodatés pour chaque consultation ou export.

6. Définir un plan de conservation et de suppression

• Conservez les données de paiement liées à la comptabilité durant 10 ans maximum, comme l’impose le Code de commerce.
• Mettez en place des routines d’anonymisation ou de purge au-delà de la durée légale.

7. Informer et obtenir le consentement

• Mettez à jour votre politique de confidentialité : finalités, bases juridiques, durées, destination des données.
• Ajoutez un encart spécifique « Paiements » sur le formulaire de réservation, mentionnant votre partenaire PSP.

8. Encadrer les sous-traitants

• Annexe : listez tous les prestataires manipulant des données de paiement : GDS, assurance voyage, logiciels de comptabilité (lire notre guide SaaS).
• Signez un DPA (Data Processing Agreement) et exigez la clause de notification sous 24 h en cas de faille.

9. Préparer la réponse aux incidents

• Rédigez une procédure d’alerte interne : identification, containment, évaluation.
• Notifiez la CNIL dans les 72 h et les clients « sans délai excessif » en cas de violation grave des numéros de carte.
• Documentez chaque incident dans un registre dédié.

10. Conserver la preuve de conformité

• Tenez un registre des traitements détaillé (article 30 RGPD).
• Archivez les attestations PCI DSS, ISO 27001 ou autres audits fournisseurs.
• Programmez un audit annuel croisé IT – comptabilité pour valider les contrôles.

Focus : spécificités des agences de voyages

1. Paiement multi-fournisseurs : chaque dossier client peut impliquer transporteur, hôtelier, assureur… Autant de chances de dupliquer des données. Centraliser la chaîne de paiement réduit vos risques.
2. Délégations internes fréquentes : un conseiller remplace un collègue, un stagiaire prépare les rapprochements bancaires. Sans contrôle d’accès granulaire, l’exposition augmente.
3. Saisonnalité : les pics estivaux créent une tentation d’improviser des solutions (feuilles Excel, mails non chiffrés). Anticiper avec des workflows sécurisés est vital.

Comment Elia Pay simplifie la conformité

Elia Pay a été conçu pour le tourisme, avec des mécanismes qui répondent nativement aux points clés de cette check-list :

• IBAN français dédié pour isoler la trésorerie client, facilitant vos obligations de ségrégation.
• Cartes virtuelles instantanées à usage unique, tokenisées et détruites après règlement fournisseurs.
• Rapprochement bancaire automatique qui conserve uniquement les références nécessaires à la comptabilité, pas le PAN complet.
• Dashboard conformité : export du registre de traitement, preuve de chiffrement et logs d’accès, en un clic pour vos audits.
• Hébergement en data centers certifiés ISO 27001 et PCI DSS.

Résultat : vous gagnez du temps sur la mise en conformité et réduisez l’exposition aux amendes GDPR, tout en bénéficiant jusqu’à 1 % de cashback sur vos achats fournisseurs.

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Bonnes pratiques complémentaires

• Former le personnel avant chaque haute saison. La CNIL propose un MOOC gratuit.
• Segmenter le réseau interne : séparez postes front-office, back-office et serveurs de bases de données.
• Tester régulièrement vos sauvegardes chiffrées : un fichier corrompu peut aussi constituer une violation de données si la restauration est impossible.

Pour approfondir la gestion financière, consultez notre article sur Comment augmenter les ventes d’une agence de voyage, où nous abordons les leviers digitaux et la trésorerie.

FAQ – Protection des données de paiement

Un numéro de passeport est-il couvert par le RGPD ? Oui. Le passeport est une donnée personnelle pouvant permettre l’usurpation d’identité. Les mêmes règles de minimisation et de sécurisation s’appliquent.

Puis-je conserver les numéros de carte pour faciliter les réservations récurrentes ? Oui si vous disposez d’une base juridique (contrat) et d’un stockage conforme PCI DSS. Vous devez toutefois proposer une option simple de suppression à la demande.

Quelles sanctions en cas de non-notification d’une fuite ? Les autorités peuvent infliger jusqu’à 2 % du CA mondial ou 10 M€, le montant le plus élevé étant retenu.

Qu’est-ce qu’un « Délégué à la protection des données » ? Le Data Protection Officer (DPO) est obligatoire si votre cœur d’activité implique un suivi régulier et systématique de personnes à grande échelle ou si vous traitez des données sensibles. Une petite agence peut externaliser cette fonction.

Les solutions SaaS comptables sont-elles automatiquement conformes ? Non. Vous restez responsable du choix de vos sous-traitants. Exigez leurs certifications et inscrivez-les dans votre registre de traitements.

Passez à l’action

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