Checklist lancement agence de voyage: 30 jours pour être prêt
Créer une agence de voyage en 30 jours, ce n’est pas « faire vite », c’est travailler dans le bon ordre pour éviter le scénario classique: vente signée, puis panique sur la garantie financière, les CGV, l’encaissement de l’acompte, ou le rapprochement bancaire.
Cette checklist de lancement est pensée pour les petites et moyennes agences indépendantes (loisirs, sur-mesure, corporate PME, groupes) qui veulent être prêtes à vendre, encaisser, payer les fournisseurs et clôturer proprement, dès le premier mois.
Avant J1: le cadre qui rend les 30 jours réalistes
Un sprint de 30 jours fonctionne si vous bloquez 2 à 3 créneaux récurrents.
- 60 à 90 minutes par jour (travail de fond)
- 30 minutes tous les 2 jours (administratif, appels, pièces)
- 90 minutes par semaine (revue “go/no-go”)
Qui impliquez-vous (accompagnement création agence de voyage)
Vous pouvez avancer seul(e), mais vous irez plus vite avec un accompagnement création agence de voyage structuré: juriste ou avocat, expert-comptable, assureur, garant, et un spécialiste paiements tourisme.
| Interlocuteur | Pourquoi il compte dès le mois 1 | Livrable attendu avant lancement |
|---|---|---|
| Expert-comptable | Valider modèle économique, TVA (dont TVA sur la marge selon cas), organisation des justificatifs | Plan de trésorerie, schéma de comptes, process de clôture |
| Assureur | RC Pro adaptée aux activités réellement vendues | Attestation RC Pro conforme |
| Garant (garantie financière) | Condition clé pour l’immatriculation et la confiance | Accord de garantie + modalités de suivi |
| Conseil juridique | CGV, informations précontractuelles, annulation, preuves | CGV finalisées + parcours de signature |
| Partenaire paiement tourisme | Encaissement, antifraude, rapprochement, cartes virtuelles fournisseurs | Architecture de paiement opérationnelle |
Pour cadrer ce que doit contenir un accompagnement, vous pouvez partir de ce guide: Accompagnement création agence de voyage: que doit-il inclure?.
La règle d’or du sprint: verrouiller 3 fondations avant de “faire du marketing”
Dans la création agence de voyage, beaucoup de retards viennent de trois points sous-estimés:
- La conformité (immatriculation, RC Pro, garantie financière, RGPD)
- La trésorerie (décalage encaissements clients vs règlements fournisseurs)
- Les paiements (moyens acceptés, preuves, anti-fraude, rapprochement bancaire)
Le sprint ci-dessous suit cet ordre.
Semaine 1 (J1 à J7): positionnement, offre, business et “go/no-go”
Objectif: être capable d’expliquer en 30 secondes qui vous servez, ce que vous vendez, à quel prix, avec quelle marge, et pourquoi vous êtes crédible.
| Jour | Focus | Livrable concret |
|---|---|---|
| J1 | Niche et client cible | 1 persona principal + 1 segment secondaire (optionnel) |
| J2 | Problème et promesse | Proposition de valeur (1 phrase) + 3 bénéfices mesurables |
| J3 | Offre et périmètre | 3 packages (ou 3 niveaux de service) + exclusions claires |
| J4 | Pricing et marge | Grille tarifaire + marge cible par dossier (et seuil d’alerte) |
| J5 | Parcours de vente | Étapes: lead → devis → signature → acompte → solde → départ |
| J6 | Prévisionnel orienté cash | Plan de trésorerie simple (13 semaines si possible) |
| J7 | Revue go/no-go | Décision: go, go avec ajustements, ou pivot |
Deux ressources utiles pour aller vite sans “sur-théoriser”:
- Étude de marché agence de voyage: méthode rapide et fiable
- Business plan agence de voyage: modèle simple et réaliste
Check “go/no-go” de fin de Semaine 1
Si vous ne cochez pas ces points, ne passez pas à la suite (vous gagnerez du temps au total).
- Vous savez d’où vient votre marge (frais de service, commission, package, upsell).
- Vous avez identifié vos 3 principaux postes de cash-out (billetterie, hôtel, DMC, marketing, etc.).
- Vous avez une règle simple d’acompte/solde (même provisoire), et vous savez comment l’encaisser.
Semaine 2 (J8 à J14): juridique, assurances, immatriculation, compte pro
Objectif: poser le cadre qui vous permet de vendre légalement et d’éviter les blocages bancaires.
| Jour | Focus | Livrable concret |
|---|---|---|
| J8 | Structure juridique | Choix (SASU, EURL, etc.) + check impacts sociaux/fiscaux |
| J9 | Statuts et création | Statuts finalisés + dépôt/immatriculation de la société (si applicable) |
| J10 | RC Pro | Devis + attestation RC Pro adaptée |
| J11 | Garantie financière | Dossier garant prêt (pièces, prévisionnel, process de suivi) |
| J12 | Immatriculation Atout France | Dossier complet, contrôles de cohérence, dépôt |
| J13 | Compte pro et organisation | Compte pro ouvert (ou en cours) + règles internes d’utilisation |
| J14 | RGPD et base documentaire | Registre minimal, mentions, conservation des preuves |
Sur l’immatriculation, partez d’une checklist dédiée, avec les erreurs fréquentes: Immatriculation Atout France: dossier complet et erreurs à éviter. Vous pouvez aussi vérifier les informations officielles sur le site d’Atout France.
Point d’attention: compte pro et flux “tourisme”
Les agences ont des flux atypiques (acomptes, multi-payeurs, remboursements, paiements fournisseurs internationaux). Un compte pro inadapté crée vite:
- du temps perdu en justificatifs,
- des plafonds bloquants,
- un rapprochement bancaire pénible,
- et parfois des frictions sur la conformité.
Pour vous guider: Ouvrir un compte pro pour agence de voyage: comparatif des options.
Semaine 3 (J15 à J21): stack outils, paiements, process opérationnels
Objectif: construire un back-office simple, traçable, et “audit-ready” dès le premier dossier.
Le minimum viable de votre back-office
Vous n’avez pas besoin de 15 outils. Vous avez besoin d’un circuit.
| Brique | Question à trancher | Ce que vous visez |
|---|---|---|
| CRM / suivi lead | Où vit le dossier commercial? | 1 fiche dossier, 1 owner, 1 pipeline |
| Devis et signature | Comment capturez-vous l’accord? | Devis clair + CGV signées |
| Paiements | Quels rails selon contexte? | Carte (SCA), virement (idéalement instantané), lien de paiement |
| Comptabilité | Comment rapprocher sans douleur? | Rapprochement bancaire régulier, pièces classées par dossier |
| Coffre de preuves | Où stocker les justificatifs? | Arborescence dossier unique + nommage standard |
Si vous voulez une vue d’ensemble des outils SaaS pertinents: Les outils SaaS indispensables pour gérer une agence de voyages.
Checklist paiements (le point qui fait gagner des semaines)
C’est souvent ici que les nouvelles agences perdent du temps, ou se créent des risques (litiges, chargebacks, erreurs d’IBAN, trous de caisse).
| Jour | Focus paiements | Livrable concret |
|---|---|---|
| J15 | Cartographie des flux | Tableau “encaissement client” vs “paiement fournisseur” vs “remboursement” |
| J16 | Moyens de paiement à proposer | Mix adapté à votre cible (boutique, à distance, corporate, groupes) |
| J17 | Règles acompte/solde | Règles + textes prêts pour devis/CGV |
| J18 | Preuves et anti-litiges | Liste des preuves à conserver par scénario |
| J19 | Paiements fournisseurs | Choix: virement, carte, cartes virtuelles selon type de fournisseur |
| J20 | Rapprochement bancaire | Convention de référence dossier + fréquence (quotidienne si possible) |
| J21 | Tests “end-to-end” | Test complet: devis → paiement → facture → rapprochement |
Deux lectures très opérationnelles selon vos choix:
- Encaissement d’acomptes: Encaisser un acompte en agence: règles, preuves, scénarios
- Liens de paiement: Pay by Link: mettre en place des liens de paiement sécurisés
Où Elia Pay peut s’intégrer dans cette semaine 3
Sans complexifier votre stack, l’idée est d’éviter les “trous” entre vente, encaissement, paiement fournisseur et compta.
Elia Pay est une plateforme de paiement tout-en-un conçue pour les agences de voyages, avec notamment:
- gestion unifiée des paiements,
- IBAN français et cartes virtuelles,
- rapprochement bancaire facilité,
- prévention de la fraude,
- conformité pensée pour le tourisme,
- jusqu’à 1% de cashback sur achats travel (selon conditions),
- intégrations avec des logiciels tourisme.
Si votre enjeu principal est d’être carré sur “paiements et conformité” dès la création, ce guide est un bon complément: Création d’agence de voyage: paiements et conformité.
Semaine 4 (J22 à J30): pré-lancement commercial, tests, ouverture
Objectif: déclencher les premières ventes sans improviser, et mettre en place un rythme de pilotage.
| Jour | Focus | Livrable concret |
|---|---|---|
| J22 | Pages et crédibilité | Site ou page de vente, mentions légales, preuves sociales, contact |
| J23 | Offre “entrée” | 1 offre simple à vendre (produit d’appel) + critères d’éligibilité |
| J24 | Process SAV et imprévus | Modèles e-mail, délai de réponse, escalade, remboursement |
| J25 | Partenaires et fournisseurs | Liste priorisée + conditions (annulation, prépaiement, devises) |
| J26 | Check conformité “visible” | Textes de réassurance paiement, CGV, sécurité, preuves |
| J27 | Dry run interne | Simulation d’un dossier complet (et d’un remboursement) |
| J28 | Tableau de bord minimal | 5 KPI suivis chaque semaine + routine de revue |
| J29 | Lancement doux | 10 à 20 prospects, offre limitée, collecte feedback |
| J30 | Ajustements et standardisation | Process final, templates figés, plan S+1 à S+4 |
Le kit de preuves à standardiser dès le lancement
Vous réduisez énormément les litiges et les pertes de temps si chaque dossier a une “pochette” identique.
- Devis versionné (PDF)
- CGV signées (horodatage)
- Justificatif d’encaissement (paiement sécurisé, référence)
- Échéancier (si acompte/solde ou paiement en plusieurs fois)
- Pièces fournisseurs (factures, vouchers, confirmations)
- Historique d’échanges important (mail de validation, conditions d’annulation)
Les 5 KPI à suivre à partir de J30 (sans usine à gaz)
Vous n’avez pas besoin d’un reporting complexe au début. Suivez des indicateurs qui protègent la trésorerie.
| KPI | Pourquoi c’est critique en création | Rituel |
|---|---|---|
| Trésorerie à 14 jours | Éviter le mur de cash en haute saison | 2 fois/semaine |
| Marge par dossier | Détecter les dossiers “non rentables” | Hebdo |
| Délai d’encaissement (DSO) | Réduire le risque d’impayé et de stress cash | Hebdo |
| Délai de paiement fournisseurs (DPO) | Négociation et fiabilité fournisseur | Hebdo |
| Rapprochement bancaire | Limiter erreurs, trous, temps de clôture | Quotidien ou 3 fois/semaine |
Le raccourci le plus sûr: vous faire relire votre sprint (accompagnement)
Si vous voulez gagner du temps, la meilleure optimisation n’est pas un outil, c’est une revue externe à trois moments:
- fin de Semaine 1 (offre et marge),
- fin de Semaine 2 (dossier conformité),
- fin de Semaine 3 (paiements et rapprochement).
Cela vous évite de lancer du marketing sur une base fragile.
Et après ces 30 jours?
À J30, vous devez être prêt à vendre, mais surtout prêt à encaisser et exécuter sans risque. La suite logique est d’industrialiser progressivement (automatisations, reporting, anti-fraude avancée) sans surinvestir.
Si vous voulez centraliser votre gestion des paiements (encaissements et dépenses fournisseurs) avec un IBAN français, des cartes virtuelles, du cashback voyage et un rapprochement bancaire simplifié, vous pouvez découvrir Elia Pay ici: Elia Pay.
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