Devis agence de voyage: modèle prêt à remplir pour démarrer
Un bon devis est votre premier outil de vente, mais aussi votre premier outil de gestion. Pour une agence de voyage qui démarre, il sert à la fois à convaincre (clarté, professionnalisme), à sécuriser (preuves, consentement, cadre d’annulation) et à protéger votre trésorerie (acompte, échéancier, moyens de paiement). Ce guide vous propose un modèle de devis agence de voyage prêt à remplir, avec une structure simple, des champs indispensables, et un exemple.
Note: cet article donne des repères opérationnels. Pour un cas complexe (forfait touristique, B2B international, multi-devises), faites valider vos documents par un conseil juridique.
Devis, contrat, facture: à quoi sert chaque document?
- Le devis formalise une offre et un prix, et permet d’obtenir l’accord du client (acceptation datée, signature). Dans le tourisme, il joue souvent le rôle de document précontractuel très complet.
- Le contrat / confirmation de réservation acte la vente une fois le devis accepté et les conditions remplies (paiement, disponibilité, émission billets, etc.).
- La facture reflète l’opération comptable et fiscale (émise après vente selon votre organisation et vos obligations).
Si vous vendez des prestations entrant dans le cadre des “forfaits touristiques”, vous avez des obligations d’information renforcées. Pour vous situer, vous pouvez consulter la partie “forfaits et prestations de voyage” du Code du tourisme sur Légifrance.
Les champs indispensables dans un devis d’agence de voyage (version simple, efficace)
L’objectif n’est pas d’écrire 6 pages, mais d’être incontestable sur: qui achète quoi, à quel prix, dans quelles conditions, et comment vous encaissez.
Les 5 blocs qui évitent 80% des litiges
| Bloc | Ce que vous devez rendre clair | Pourquoi c’est critique en agence |
|---|---|---|
| Identité et traçabilité | Référence dossier unique, date, durée de validité, coordonnées agence | Permet le suivi, le rapprochement bancaire et la preuve d’offre |
| Périmètre de la prestation | Inclus, non-inclus, options, conditions (dates, catégories, bagages, etc.) | Réduit les incompréhensions et demandes “hors périmètre” |
| Prix et détail | Prix TTC, taxes, frais, devise, modalités de conversion si applicable | Évite les contestations de prix et la confusion sur les taxes |
| Paiement | acompte, échéancier, date(s) limite(s), moyens acceptés, frais éventuels | Protège votre trésorerie, limite les impayés |
| Annulation et modifications | règles, pénalités éventuelles, délais, assurances optionnelles | Limite les rétrofacturations et les litiges SAV |
Conseil “création agence de voyage”
Dès vos premiers dossiers, standardisez une référence dossier (ex: AXE-2026-00017) et utilisez-la partout: devis, e-mails, lien de paiement, virement, facture, pièce jointe. C’est un accélérateur énorme pour le suivi et le rapprochement bancaire.
Si vous êtes en phase de création d’agence de voyage, gardez aussi un champ “statut” interne (ex: prospect, option, confirmé, payé, en émission) pour éviter de bloquer votre cash-flow avec des dossiers “entre deux”.
Modèle de devis agence de voyage prêt à remplir (copier-coller)
Vous pouvez copier ce modèle tel quel dans Word/Google Docs/Notion, puis le transformer en PDF.
DEVIS AGENCE DE VOYAGE
1) IDENTITÉ DE L’AGENCE
Nom commercial: [NOM AGENCE]
Raison sociale (si différente): [RAISON SOCIALE]
Adresse: [ADRESSE]
Téléphone: [TEL]
E-mail: [EMAIL]
SIRET: [SIRET]
Immatriculation Atout France: [NUMERO IMMA] (si applicable)
Assurance RC Pro: [ASSUREUR + N° POLICE] (si applicable)
2) INFORMATIONS CLIENT
Client: [NOM + PRENOM] / [SOCIETE si B2B]
Adresse: [ADRESSE]
Téléphone: [TEL]
E-mail: [EMAIL]
3) RÉFÉRENCE ET VALIDITÉ
Référence dossier (obligatoire): [REF DOSSIER]
Date du devis: [JJ/MM/AAAA]
Devis valable jusqu’au: [JJ/MM/AAAA] (sous réserve de disponibilité et variation tarifaire fournisseurs)
4) OBJET DU DEVIS
Type de prestation: [SUR-MESURE / FORFAIT / BILLETTERIE / HÔTEL / CROISIÈRE / AUTRE]
Destination: [DESTINATION]
Voyageurs: [NB ADULTES] adultes, [NB ENFANTS] enfants (âges: [ÂGES])
Dates: du [DATE] au [DATE]
5) DÉTAIL DES PRESTATIONS
A) Inclus
- Transport: [DÉTAIL: vols/rail/transfer + conditions bagages si connues]
- Hébergement: [NOM ou catégorie, base chambre, nuits, pension]
- Activités / excursions: [LISTE]
- Assistance: [ASSISTANCE 24/7 si applicable]
- Autres: [DÉTAIL]
B) Non inclus
- [EX: repas non mentionnés]
- [EX: frais de visa]
- [EX: taxes locales à régler sur place]
- [EX: pourboires]
C) Options (sur demande)
- [OPTION 1 + PRIX + CONDITIONS]
- [OPTION 2 + PRIX + CONDITIONS]
6) PRIX
Devise: [EUR/USD/…]
Récapitulatif
- Prix des prestations: [MONTANT]
- Taxes et frais (détailler): [MONTANT]
- Frais d’agence / service (si applicable): [MONTANT]
- Assurance annulation (optionnelle): [MONTANT]
TOTAL TTC: [MONTANT TOTAL]
7) CONDITIONS DE PAIEMENT
Acompte à la commande: [MONTANT ou %] à payer avant le [DATE]
Solde: [MONTANT] à payer avant le [DATE]
Échéancier (si paiement en plusieurs fois):
- [DATE] : [MONTANT]
- [DATE] : [MONTANT]
Moyens de paiement acceptés: [CARTE / VIREMENT / LIEN DE PAIEMENT / AUTRE]
Référence à indiquer pour tout paiement: [REF DOSSIER]
8) CONDITIONS DE MODIFICATION / ANNULATION
- Conditions d’annulation: [RÉSUMÉ COURT + renvoi CGV]
- Modifications: [RÈGLES + frais éventuels]
- Cas de force majeure: [RÈGLE + renvoi CGV]
9) DOCUMENTS CONTRACTUELS
Ce devis est complété par:
- Conditions générales de vente (CGV) datées du: [DATE CGV]
- Conditions fournisseurs (compagnie aérienne, hôtel, etc.) lorsque applicables
10) ACCEPTATION
Je soussigné(e) [NOM CLIENT], accepte le présent devis (référence [REF DOSSIER]) et reconnais avoir pris connaissance des CGV.
Fait à: [VILLE]
Le: [DATE]
Signature client: ______________________
Signature agence: ______________________
Mention: “Devis accepté” + bon pour accord
Exemple (mini) de devis rempli (pour visualiser)
Pour rester lisible, voici un exemple volontairement court.
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Référence dossier | AXE-2026-00017 |
| Objet | Voyage sur mesure Portugal, Lisbonne + Sintra |
| Voyageurs | 2 adultes |
| Dates | 12/05/2026 au 16/05/2026 |
| Total TTC | 1 980,00 EUR |
| Acompte | 600,00 EUR avant le 05/03/2026 |
| Solde | 1 380,00 EUR avant le 12/04/2026 |
| Paiement | Carte via lien de paiement sécurisé ou virement avec référence AXE-2026-00017 |
Bonnes pratiques pour transformer ce devis en “signature + encaissement” (sans frictions)
Un devis bien rédigé ne suffit pas si le paiement est compliqué. Au démarrage, visez un parcours “je signe, je paie, c’est confirmé”.
1) Ajoutez une référence dossier partout
- Dans le devis (en haut à droite et dans la zone paiement)
- Dans l’objet de vos e-mails
- Dans la référence attendue côté virement
- Dans le libellé du lien de paiement
C’est le meilleur levier pour réduire les erreurs et accélérer votre back-office.
2) Proposez au moins 2 moyens de paiement adaptés au tourisme
En pratique, un mix simple fonctionne bien:
- Carte (idéal pour la conversion et les ventes à distance)
- Virement (utile pour paniers élevés, B2B, groupes)
Si vous souhaitez aller plus loin sur la rédaction des clauses, vous pouvez compléter ce modèle avec notre ressource dédiée: Devis agence de voyage: clauses paiement indispensables.
3) Pensez “rapprochement bancaire” dès la première vente
La plupart des jeunes agences perdent du temps parce que les paiements arrivent sans contexte. Le minimum viable:
- Une référence dossier unique
- Un outil qui centralise les encaissements
- Un export propre pour votre comptabilité
C’est précisément le type de sujets à cadrer dans un accompagnement création agence de voyage, au même titre que la garantie financière, la RC Pro et l’immatriculation.
Check-list avant d’envoyer votre devis
| Contrôle | OK si… | Erreur fréquente |
|---|---|---|
| Validité | Une date de fin est indiquée | Devis “valable 30 jours” sans date précise |
| Périmètre | Inclus et non inclus sont listés | “Tout compris” ambigu |
| Prix | Total TTC + taxes/frais visibles | Prix affiché sans taxes, ou lignes non expliquées |
| Paiement | Acompte + solde + dates | Pas de date, pas de relance possible |
| Preuve | Zone d’acceptation claire + CGV mentionnées | Accord “par téléphone” non traçable |
| Référence dossier | Unique et répétée | Référence différente entre devis et paiement |
Questions fréquentes (FAQ)
Un devis est-il obligatoire pour une agence de voyage? Un devis n’est pas toujours “obligatoire” au sens strict, mais il est fortement recommandé. Dans le tourisme, il sert de base claire avant paiement et réduit fortement les litiges.
Que mettre dans la ligne “frais d’agence” ou “frais de service”? Indiquez un intitulé compréhensible (service, conseil, organisation), le montant et si ces frais sont remboursables ou non en cas d’annulation, en cohérence avec vos CGV.
Puis-je envoyer un devis sans numéro d’immatriculation Atout France? En France, la vente de prestations relevant du Code du tourisme nécessite généralement l’immatriculation. Si vous êtes en phase de création, sécurisez votre calendrier (immatriculation, garantie, RC Pro) avant de commercialiser.
Comment éviter les paiements sans référence (impossible à rapprocher)? Affichez la référence dossier à plusieurs endroits, imposez-la dans vos communications, et utilisez des moyens de paiement qui permettent de rattacher automatiquement le paiement au dossier.
Dois-je faire signer les CGV séparément du devis? Ce n’est pas toujours indispensable si votre devis intègre une clause d’acceptation des CGV et que vous conservez une preuve datée. Beaucoup d’agences choisissent la e-signature pour renforcer la preuve.
Structurer vos paiements dès vos premiers devis avec Elia Pay
Si vous créez votre agence et que vous voulez éviter le trio “tableur, relances, rapprochement manuel”, une plateforme de paiement dédiée au tourisme peut vous faire gagner du temps dès le premier mois.
Elia Pay est une plateforme tout-en-un pour agences de voyages: gestion unifiée des paiements, IBAN français, cartes virtuelles, rapprochement bancaire simplifié, prévention de la fraude, conformité tourisme, support de plusieurs moyens de paiement, et jusqu’à 1% de cashback sur achats travel.
Pour voir comment l’intégrer à votre parcours “devis -> paiement -> rapprochement”, vous pouvez:
- Découvrir le site: Elia Pay
- Compléter votre lecture côté création: Créer une agence de voyage en 2026: guide étape par étape
- Approfondir les clauses de paiement à insérer: Devis agence de voyage: clauses paiement indispensables
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