Automatiser les remboursements: flux no‑code en 30 minutes

Les annulations de dernière minute font partie du quotidien des petites agences de voyage. Pourtant, chaque dossier à rembourser mobilise souvent un conseiller pendant 15 à 20 minutes : vérification de la preuve d’achat, calcul du montant, retour sur le compte bancaire, mise à jour du CRM puis envoi du mail de confirmation. En haute saison, ces tâches répétitives freinent la productivité et génèrent du stress côté client comme côté back-office.

Bonne nouvelle : il est désormais possible d’automatiser 90 % du processus de remboursement sans écrire une ligne de code. Dans ce tutoriel express, vous allez créer en 30 minutes un flux no-code qui déclenche un virement instantané SEPA via Elia Pay, archive la transaction et informe le client – le tout à partir d’un simple formulaire d’annulation interne.

Pourquoi passer au remboursement automatisé ?

• Réduction du temps moyen de traitement : de 20 minutes à moins de 2 minutes par dossier.
• Expérience client améliorée : un virement reçu en moins de 10 secondes augmente le taux de rebook de 11 points selon notre A⁄B test interne.
• Diminution des erreurs comptables : chaque remboursement est immédiatement rapproché dans Elia Pay grâce à l’IBAN virtuel associé au dossier.
• Conformité et traçabilité : logs horodatés et justificatifs centralisés pour répondre aux exigences des garants financiers et de l’ORIAS.

Architecture du flux en un coup d’œil

Temps total : 30 minutes chrono.

Prérequis

• Un compte Elia Pay avec accès API et module SEPA instantané activé.
• Un compte Make gratuit (jusqu’à 1 000 opérations par mois, suffisant pour démarrer).
• Un formulaire Typeform ou Google Forms pour la saisie des annulations.
• Un tableur Google Sheets de suivi des remboursements.
• Une messagerie d’équipe (Slack ou Microsoft Teams) et un SMTP ou Gmail pour l’email client.

Si vous n’avez pas encore connecté votre IBAN français Elia Pay à votre logiciel comptable, suivez d’abord ce tutoriel pas à pas.

Étape 1 : Configurer le formulaire d’annulation (5 min)

Créez un questionnaire minimal :

1. Numéro de dossier (obligatoire)
2. Nom et email du voyageur
3. Motif de l’annulation (liste déroulante pour vos statistiques)
4. Montant TTC à rembourser (EUR)
5. IBAN du client (format IBAN Validator activé dans Typeform)

Activez la redirection automatique vers une page de confirmation afin de rassurer le client.

Étape 2 : Monter le scénario Make (10 min)

1. Dans Make, créez un nouveau scénario et sélectionnez « Watch Responses – Typeform » comme déclencheur.
2. Ajoutez un module « HTTP – Make a request » qui appellera l’endpoint POST /payments/refund de l’API Elia Pay avec les paramètres :
   • external_id: numéro de dossier
   • amount: montant en centimes
   • currency: EUR
   • destination_iban: IBAN du client
   • description: motif + nom du voyageur
3. Ajoutez un module de router pour gérer deux chemins :
   • Succès : si Elia Pay répond status = succeeded, passez à l’archivage ;
   • Échec : si status != succeeded, envoyez une alerte Slack privée avec le message d’erreur.
4. Dans le chemin « Succès », ajoutez un module Google Sheets « Add a row » et mappez les champs (date, dossier, montant, statut, ID de remboursement Elia Pay).
5. Ajoutez un module Gmail « Send an email » pour notifier le voyageur :
   • Sujet : « Votre remboursement pour le dossier {{dossier}} a été effectué »
   • Corps : détail du montant et lien vers vos CGV.
6. Terminez par un module Slack « Send a message » dans #remboursements pour informer l’équipe.

Enregistrez et lancez votre scénario. Make exécutera automatiquement un test sur la dernière réponse du formulaire : pratique pour vérifier le mapping.

Étape 3 : Activer les webhooks de confirmation Elia Pay (5 min)

Elia Pay expédie un webhook refund.succeeded en temps réel. Ajoutez un deuxième scénario Make « Webhook – Custom Webhook » pour :

• Mettre à jour la ligne Google Sheets si le remboursement est confirmé avec un horodatage banque.
• Déplacer le dossier vers la colonne « Clôturé » dans votre CRM (via l’un des plugins CRM compatibles).

Ainsi, même en cas de délais bancaires rares, le statut reste cohérent entre comptabilité et relation client.

Étape 4 : Archiver et rapprocher automatiquement (5 min)

Grâce à l’IBAN virtuel rattaché au dossier, l’opération sortante se rapproche d’elle-même dans Elia Pay. Programmez simplement un export hebdomadaire FEC ou CSV vers votre logiciel comptable via l’intégration native ou un second flux Make.

Pour un suivi visuel, vous pouvez greffer à Google Sheets un graphique Looker Studio reconstituant :

• volume et montant des annulations par semaine
• délai moyen de remboursement
• motifs principaux d’annulation

Ces indicateurs alimentent vos décisions commerciales et complètent les 12 KPI financiers à suivre.

Étape 5 : Tester et passer en production (5 min)

1. Soumettez un formulaire de test pour 1 € vers votre propre IBAN.
2. Vérifiez la réception du virement instantané (généralement < 10 s).
3. Contrôlez la ligne Google Sheets, le mail client et le message Slack.
4. Sur Elia Pay, confirmez la trace dans l’onglet « Remboursements » et le rapprochement comptable.

Une fois validé, partagez le formulaire aux conseillers. Pensez à limiter l’accès par authentification SSO ou lien interne afin de sécuriser la saisie.

Bonnes pratiques pour aller plus loin

• Contrôles anti-fraude : ajoutez un filtre Make pour bloquer automatiquement les remboursements supérieurs à 3 000 € ou ceux liés à des dossiers marqués « Alerte fraude » dans votre CRM.
• Délai légal : le droit français impose un remboursement sous 14 jours pour les ventes à distance. Grâce au flux instantané, vous passez d’une obligation à un avantage concurrentiel.
• Gestion multidevise : si vous utilisez les comptes multi-devises Elia Pay, prévoyez la conversion FX automatique avec le taux verrouillé du jour afin de préserver la marge. Notre étude change 2025 détaille les bonnes pratiques.
• Tableau de bord unifié : combinez ce flux à vos exports OTA pour une vision 360 ° du cash sortant. Voyez le tutoriel « rapprochez vos ventes OTA en moins de 5 minutes ».
• Communication client proactive : joignez au mail de confirmation un bon d’achat ou un code promotionnel afin de transformer l’annulation en nouvelle vente. La mécanique cashback Elia Pay (jusqu’à 1 %) finance souvent ce geste commercial.

ROI estimé pour une agence de 8 personnes

*Hypothèse : 1 000 remboursements par an.

Les économies de temps financent largement l’abonnement Make et libèrent vos équipes pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Prochaines étapes

1. Essayez le flux en sandbox : ouvrez gratuitement un compte Elia Pay pour tester les remboursements SEPA instantanés en environnement de test.
2. Planifiez une démo approfondie : nos experts vous montrent comment connecter d’autres briques (cartes virtuelles, BNPL, Open Banking) à vos scénarios no-code.
3. Industrialisez : passez d’un simple formulaire à un déclenchement automatique depuis votre back-office de réservation via webhook ou Zapier Tables.

En moins de 30 minutes, vous avez transformé un irritant majeur en avantage compétitif. Les voyageurs sont rassurés, vos équipes soulagées et votre trésorerie parfaitement réconciliée. Il ne reste plus qu’à répéter la recette sur d’autres processus clés – de la création de cartes virtuelles pour les acomptes fournisseurs à l’émission de factures comptables –, comme le montre notre plan d’action 30 jours.

Prêt à automatiser vos remboursements ? Réservez votre session découverte Elia Pay et passez du formulaire à l’instantané dès aujourd’hui.