Cas client vidéo: de la saisie manuelle au paiement automatisé en 60 jours
La fin de la double saisie et des interminables rapprochements : c’est la promesse tenue par la petite agence « Bretagne Évasion » après avoir déployé Elia Pay. En l’espace de 60 jours, l’équipe est passée d’une gestion manuelle chronophage à un processus de paiement entièrement automatisé, sécurisé et relié à son logiciel comptable. Cet article raconte l’envers du décor de la vidéo témoignage (7 min) publiée cette semaine sur notre site. Vous y découvrirez les étapes clés, les chiffres avant–après et les leçons à retenir si vous envisagez d’automatiser, vous aussi, vos paiements agence de voyage.
Contexte : une petite agence à fort potentiel, freinée par la paperasse
- 7 collaborateurs dont 2 conseillers dédiés au back-office comptable.
- 4 000 dossiers clients par an (circuits sur mesure, groupes scolaires, croisières).
- 32 heures mensuelles perdues en saisie manuelle des paiements (cartes + virements).
- 14 jours de délai moyen entre la réservation et l’appariement comptable.
- 1,1 % de marge nette rognée par les frais bancaires et les erreurs de rapprochement.
« Nous étions convaincus que les process manuels assuraient le contrôle, mais ils nous coûtaient du temps, de l’argent et de la frustration », explique Marie Tanguy, gérante de l’agence depuis 2016. La recherche d’une solution de paiement tourisme est donc devenue prioritaire début 2025.
Objectif : automatiser sans refondre tout le SI
Bretagne Évasion travaille déjà avec Gestour côté back-office et Sell&Book pour son moteur de réservation. Le cahier des charges tenait en 3 lignes :
- Éliminer la ressaisie des paiements et le collage de RIB dans les devis.
- Sécuriser les transactions carte et virement, y compris les acomptes fournisseurs.
- Garder un contrôle total sur la trésorerie, sans formation longue ni consultants externes.
Après un benchmark rapide (lire notre Comparatif 2025 des plateformes de paiement dédiées au secteur touristique), l’agence opte pour Elia Pay, séduite par le compte pro secteur tourisme avec IBAN français, les cartes virtuelles à cashback et l’API de rapprochement bancaire.
Roadmap 60 jours : de l’audit à la mise en production
| Jour | Livrable | Équipe impliquée | Résultat mesurable |
|---|---|---|---|
| 1-5 | Audit des flux et mapping des outils | Chef de projet Elia + Responsable comptable | Cartographie des 7 moyens de paiement existants |
| 6-15 | Ouverture du compte Elia Pay, KYC et création des premiers IBAN virtuels | Finance | IBAN validé par le garant financier APST |
| 16-30 | Intégration API avec Gestour et Sell&Book (webhooks payment.received) | Développeur interne + Support Elia | Premier dossier client passé automatiquement en statut “Payé” |
| 31-45 | Génération des cartes virtuelles par dossier fournisseur, activation cashback | Back-office | 87 % des règlements fournisseurs migrés sur carte virtuelle |
| 46-60 | Formation équipe, double run puis bascule complète | Toute l’agence | Temps de rapprochement divisé par 6 |
Ce planning s’inspire de notre « Plan d’action 30 jours pour digitaliser vos processus de paiement », adapté ici sur deux mois pour gérer la haute saison.
Résultats chiffrés après 3 mois d’exploitation
| Indicateur | Avant Elia | Après 90 jours | Gain |
|---|---|---|---|
| Temps de rapprochement mensuel | 32 h | 5 h | ‑84 % |
| Délai moyen de facturation fournisseur | 10 j | 2 j | ‑8 j |
| Frais bancaires (cartes + virements) | 1,1 % CA | 0,6 % CA | ‑45 % |
| Cashback généré | 0 € | 1 540 € | +1 540 € |
| Tickets support « paiement » | 38 / mois | 6 / mois | ‑84 % |
« En trois mois, nous avons économisé l’équivalent d’un mi-temps, récupéré plus de 1 500 € de cashback et sécurisé nos acomptes fournisseurs », résume Marie dans la vidéo.
Les 4 leviers qui font la différence
- IBAN virtuel par dossier : chaque devis reçoit un IBAN unique. Quand le client règle par virement, le paiement est automatiquement apparié dans Gestour grâce aux webhooks.
- Cartes virtuelles à usage limité : générées en un clic pour le fournisseur, elles incluent plafond, MCC et dates de validité. Le cashback jusqu’à 1 % baisse mécaniquement les coûts.
- Règles d’appariement intelligentes : le moteur rapproche numéro de dossier, montant et date, puis déclenche l’écriture comptable vers Sage 100cloud.
- Dashboard temps réel : la gérante visualise le cash disponible, les encours fournisseurs et les économies de frais en un seul écran.
Ces piliers reprennent plusieurs bonnes pratiques déjà détaillées dans notre article « Les 10 erreurs de rapprochement qui coûtent cher aux agences ».
Retour d’expérience : ce qui a bien fonctionné (et ce qui a coincé)
Les plus
- Adhésion rapide des équipes : la création de cartes virtuelles est jugée « ludique », ce qui facilite l’appropriation.
- Support Elia réactif : SLA de 30 min respecté pendant la phase critique de bascule.
- Gain de trésorerie immédiat : le cashback vient compenser une partie des frais de la garantie financière.
Les points de vigilance
- Nettoyage des données : certaines références de dossiers hétérogènes ont obligé à revoir la nomenclature avant de lancer les règles d’appariement.
- Gestion des paiements hors GDS : quelques fournisseurs qui n’acceptent pas la carte ont nécessité la conservation d’un virement classique, désormais traité en SEPA instantané.
« L’automatisation n’efface pas tout, mais elle révèle les zones d’ombre de votre process. Une fois qu’elles sont exposées, on les corrige vite », constate Julien, responsable comptable.
Comment reproduire ce succès dans votre agence ?
- Cartographiez vos flux : listez moyens de paiement, outils, volumes et délais.
- Fixez un KPI prioritaire : temps de rapprochement, cashback visé, ou réduction des frais.
- Lancez un pilote 30 jours : un seul segment (ex. circuits Europe) suffit pour valider la valeur.
- Formez puis automatisez : plus vos équipes créent de cartes et d’IBAN virtuels, plus l’algorithme d’appariement apprend.
- Mesurez et communiquez : partagez les gains rapides pour embarquer toute l’agence.
Pour un mode d’emploi détaillé, consultez notre tutoriel « Intégrer un IBAN français à votre logiciel comptabilité agence de voyage ».
Foire aux questions
Quelle taille d’agence peut bénéficier d’Elia Pay ? Notre offre est optimisée pour les agences de 1 à 50 collaborateurs. Les plus petites gagnent du temps, les plus grandes maximisent le cashback.
Combien de temps faut-il pour ouvrir un compte pro ? Le KYC se fait en ligne et prend en moyenne 48 heures, sous réserve de pièces complètes.
Dois-je changer de banque ? Non. Vous conservez vos comptes existants. Elia Pay agit comme une plateforme de paiement sectorielle avec IBAN dédié et se connecte à votre banque via PSD2.
Le cashback est-il imposable ? Selon l’administration fiscale, il s’agit d’un “rabais”. Il réduit le coût d’achat et n’est donc pas un produit imposable distinct. Votre expert-comptable peut l’imputer en diminution des charges.
La vidéo montre un tableau de bord, puis-je le tester ? Oui, réservez une démo et accédez à un environnement sandbox pour simuler paiements et rapprochements sans risque.
Passez à l’action
Vous perdez encore des heures à pointer des relevés bancaires ? Programmez dès maintenant une démonstration personnalisée d’Elia Pay. En moins de 30 minutes, nos experts vous montrent comment :
- générer un IBAN virtuel par dossier,
- créer des cartes virtuelles avec cashback,
- automatiser le rapprochement dans votre logiciel comptable.
👉 Réservez votre créneau ici : https://eliapay.com/demo et rejoignez les dizaines de petites agences qui, comme Bretagne Évasion, ont tourné la page de la saisie manuelle.
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