11 templates d’e-mail pour relancer un client en impayé

Les impayés sont le cauchemar silencieux des petites agences : selon l’APST, près d’une facture sur sept dépasse 30 jours de retard en 2024, grignotant la marge et mobilisant de longues heures de suivi. Pour éviter que votre trésorerie ne se transforme en jeu de piste, la clé est une relance rapide, professionnelle et… humaine. Voici 11 templates prêts à l’emploi pour relancer un client en impayé sans abîmer la relation, inspirés des meilleures pratiques du secteur tourisme.

1. Avant de commencer : les règles d’or d’une relance réussie

• Gardez un ton toujours courtois ; la plupart des impayés sont des oublis.
• Rappelez clairement la prestation et la date d’échéance afin d’éviter toute ambiguïté.
• Ajoutez les informations de paiement en un clic : lien de carte, coordonnées IBAN, ou QR SEPA.
• Suivez un calendrier progressif (pré-échéance → premier retard → relance ferme) ; anticipez plutôt que subir.
• Centralisez les preuves (e-mails, accusés, relevés) : le jour où vous passez en recouvrement, tout est prêt.

💡 Astuce : si vous utilisez une plateforme spécialisée comme Elia Pay, chaque dossier peut recevoir un IBAN virtuel. Le rapprochement est automatique et vous savez en temps réel qui a payé – finies les longues recherches dans l’extrait bancaire.

2. Tableau récapitulatif des 11 templates

3. Les modèles détaillés

Template 1 : Pré-échéance (J-7)

Objet : Votre séjour approche – vérification rapide de votre acompte

Bonjour [Prénom],

Nous espérons que la préparation de votre voyage [Destination] se passe bien ! Un petit rappel : le solde de [montant] € est dû le [date].

Pour gagner du temps, vous pouvez :

• régler par carte via ce lien sécurisé [URL] ;
• effectuer un virement sur l’IBAN dédié ci-dessous : [IBAN].

Notre équipe reste disponible pour toute question.

Belle journée,

[Signature]

Template 2 : Rappel jour J

Objet : Échéance aujourd’hui – règlement du dossier [numéro]

Bonjour [Prénom],

Nous vous remercions encore pour votre confiance. Comme convenu, le solde de [montant] € relatif à votre voyage [Destination] est attendu aujourd’hui.

Voici de nouveau vos options de règlement :

• Paiement carte : [URL]
• Virement bancaire : [IBAN]

N’hésitez pas si vous avez besoin d’un justificatif ou d’un délai technique.

Cordialement,

[Signature]

Template 3 : Premier retard (J+3)

Objet : Petit rappel amical – facture [numéro] en attente

Bonjour [Prénom],

Nous n’avons pas encore reçu le règlement de [montant] € dû le [date]. Il arrive qu’un virement prenne 24-48 h ou qu’un e-mail se perde.

Si le paiement est déjà parti, ignorez ce message ; sinon, vous pouvez cliquer ici : [URL].

Merci de votre attention !

Bien à vous,

[Signature]

Template 4 : Deuxième rappel (J+7)

Objet : Action requise – règlement du solde [numéro]

Bonjour [Prénom],

Nous constatons un retard de 7 jours sur la facture [numéro] ([montant] €). Afin de garantir vos réservations (vol, hôtel, excursions), nous vous invitons à régulariser sous 48 h.

Règlement en un clic : [URL] ou virement [IBAN].

Merci de confirmer la date d’exécution.

Cordialement,

[Signature]

Template 5 : Proposer un appel (J+14)

Objet : Faisons le point sur votre dossier voyage

Bonjour [Prénom],

Nous n’avons pas réussi à joindre votre service comptable concernant la facture [numéro]. Seriez-vous disponible pour un bref appel ? Cela nous permettra de comprendre votre situation et d’éviter toute annulation de prestations.

Proposez votre créneau ici : [lien calendrier].

Merci de votre retour,

[Signature]

Template 6 : Proposition d’échéancier (J+21)

Objet : Plan de paiement flexible pour votre voyage [Destination]

Bonjour [Prénom],

Nous comprenons que des imprévus puissent survenir. Pour éviter toute pénalité, nous pouvons mettre en place un échelonnement :

• 50 % cette semaine
• 50 % d’ici le [date]

Répondez simplement « OK » et nous vous enverrons deux liens de paiement distincts.

Restant à votre écoute,

[Signature]

Template 7 : Dernier avertissement courtois (J+30)

Objet : Dernier rappel avant frais supplémentaires

Bonjour [Prénom],

Malgré nos précédents messages, le règlement de [montant] € est toujours en attente depuis 30 jours. Sans paiement sous 72 h, nous devrons :

• appliquer des frais de retard conformément à nos CGV ;
• suspendre vos réservations.

Merci de régulariser via [URL] ou de nous contacter immédiatement.

Cordialement,

[Signature]

Template 8 : Mise en demeure « soft » (J+37)

Objet : Notification préalable de mise en demeure – facture [numéro]

Bonjour [Prénom],

Sauf erreur de notre part, la facture [numéro], d’un montant de [montant] €, reste impayée malgré plusieurs relances. Nous vous invitons à régler sous 48 h afin d’éviter l’envoi d’une mise en demeure formelle par courrier recommandé.

Vous pouvez régulariser ici : [URL].

Merci de votre attention.

[Signature]

Template 9 : Mise en demeure formelle (LRAR – J+45)

(à envoyer par e-mail et lettre recommandée)

Objet : Mise en demeure – règlement sous 8 jours

Madame, Monsieur,

Par la présente, nous vous mettons en demeure de régler la somme de [montant] € relative à la facture [numéro] sous huit (8) jours à compter de la réception. À défaut, nous confierons le dossier à notre service de recouvrement, avec application des pénalités prévues à l’article L441-10 du Code de commerce.

Nous restons ouverts à un accord amiable avant cette échéance.

Veuillez agréer…

[Signature légale, mention RCS, etc.]

Template 10 : Suivi d’échéancier accepté

Objet : Merci – confirmation de votre premier versement

Bonjour [Prénom],

Nous avons bien reçu votre paiement de [montant] €. Il reste [solde] € à régler avant le [date]. Vous trouverez votre lien pour le second versement ici : [URL].

Merci pour votre coopération.

Bien cordialement,

[Signature]

Template 11 : Remerciement après solde

Objet : Paiement reçu – merci de votre réactivité

Bonjour [Prénom],

Nous confirmons le règlement complet de votre dossier [numéro]. Merci pour votre confiance. N’hésitez pas à partager votre expérience via ce court sondage : [lien NPS].

Au plaisir d’organiser votre prochain voyage !

[Signature]

4. Suivre et automatiser vos relances sans effort

1. Centralisez vos flux : un IBAN dédié par dossier simplifie l’identification des paiements. Elia Pay génère automatiquement ces IBAN virtuels, ce qui réduit les erreurs de rapprochement.
2. Définissez des règles de rappel dans votre CRM : déclenchez l’envoi du template #1 sept jours avant échéance, puis #2 le jour J, etc. Les connecteurs Zapier ou Make décrits dans notre article « 11 plugins pour connecter votre CRM à votre plateforme paiement » font le pont en quelques clics.
3. Segmentez vos clients : pour les groupes scolaires ou incentives, proposez directement le template 6 afin d’anticiper des paiements étalés.
4. Mesurez votre DSO : découvrez comment dans « Les 12 KPI financiers à suivre absolument dans une agence de voyages ». Fixez-vous un objectif < 25 jours et ajustez la cadence de relance.
5. Mettez à jour vos CGV : mentionnez pénalités légales et frais de recouvrement (référence : article L441-10). Un lien direct dans les templates #7 et #9 suffit à dissuader 80 % des retards chroniques.

5. Prochaine étape : sécurisez le paiement pour éviter les impayés

Les e-mails de relance sont efficaces, mais le meilleur impayé est celui qui n’existe pas ! En passant à une plateforme conçue pour le tourisme – paiement multi-méthodes, scoring anti-fraude, IBAN virtuel par dossier et cashback jusqu’à 1 % – vous réduisez considérablement les retards et gagnez un reporting en temps réel.

Vous voulez voir comment cela fonctionne ? Réservez une démo de 20 minutes avec un expert Elia Pay et découvrez comment nos clients divisent par deux leur DSO dès le premier trimestre.

Relancer avec tact, encaisser plus vite et préserver la relation client : à vous de jouer !