Plan d’action 30 jours pour digitaliser vos processus de paiement

Pourquoi un plan d’action sur 30 jours ?

Dans les petites agences de voyage, la haute saison arrive toujours plus vite que prévu. Entre la validation des devis, les acomptes fournisseurs et les remboursements clients, il devient difficile de suivre chaque virement et chaque carte bancaire. Pourtant, selon une étude Phocuswright 2024, 58 % des voyageurs choisissent désormais un prestataire en fonction de la facilité de paiement proposée. En d’autres termes : la digitalisation de vos flux financiers n’est plus un luxe, c’est un levier commercial immédiat.

Objectif de ce guide : vous aider à digitaliser A → Z vos processus de paiement en 30 jours, sans perturber vos ventes courantes. À la clé : gain de temps sur la comptabilité, réduction des fraudes et trésorerie optimisée.

Semaine 1 : Auditer pour mieux prioriser

Jour 1 – Réunissez les parties prenantes

Dirigeant·e, comptable, conseiller·e voyages, parfois un freelance IT.
Listez les irritants : délais de rapprochement bancaire, limites des terminaux, frais cachés…

Jour 2 – Cartographiez vos flux actuels

Type de transaction	Moyen utilisé	Volume mensuel	Pain point principal
Acomptes clients	Virement SEPA	75	Délai 48 h
Paiement billets	Carte agence	53	Plafond 15 000 €
Remboursements	Chèque	12	Temps d’envoi

Remplissez le tableau avec vos chiffres réels. Vous verrez vite quelles opérations méritent d’être automatisées.

Jour 3 – Analysez les coûts cachés

Additionnez :

Frais de terminaux physiques et virtuels
Commissions cartes corporate
Temps passé par la comptabilité (coût horaire × heures)

McKinsey estime qu’une PME tourisme qui dématérialise ses paiements économise en moyenne 20 % sur ces coûts la première année.

Jour 4 – Définissez vos indicateurs de succès (KPI)

Exemples :

Réduction du délai de rapprochement bancaire de 5 jours à 24 h
Baisse des commissions de 1,8 % à 1,2 %
0 fraude carte sur les 12 prochains mois

Jour 5 – Établissez la checklist fonctionnelle

IBAN français dédié à chaque dossier client
Cartes virtuelles plafonnées par fournisseur
Cashback ou remises négociées sur achats B2B
Intégration avec votre logiciel de compta (Sage, EBP…) et le PMS si vous vendez aussi de l’hôtellerie
Conformité RGPD et DSP2

Gardez la checklist sous les yeux : elle guidera la sélection de la solution pendant la deuxième semaine.

Semaine 2 : Choisir la bonne plateforme de paiement

Jour 6 – Établissez un budget réaliste

Calculez : (coûts actuels) – (objectifs d’économie) = budget maximum. Prévoyez une enveloppe mensuelle claire à présenter à vos fournisseurs.

Jour 7 – Recherchez 3 solutions spécialisées tourisme

Un comparateur comme PhocusWire ou TourMaG peut vous aider.
Conservez uniquement les plateformes qui couvrent toutes les exigences de votre checklist.

Exemple : Elia Pay propose IBAN français, cartes virtuelles à 1 % de cashback, fraude scoring et intégration NDC. Découvrir les fonctionnalités

Jour 8 – Demandez une démonstration

Regroupez les démonstrations sur la même journée pour mieux comparer. Utilisez un tableur similaire au modèle ci-dessous :

Critère	Poids	Plateforme A	Plateforme B	Elia Pay
IBAN multiple	15	Oui	Non	Oui
Cartes virtuelles illimitées	20	5 cartes/mois	20 cartes	Illimité
Intégration Amadeus/Galileo	10	Non	Oui	Oui
Frais de change	10	2,2 %	1,9 %	0,9 %
Support FR 24/7	5	Non	Chat	Téléphone

Multipliez la note par le poids pour dégager un score. La plateforme gagnante se détache rapidement.

Jour 9 – Vérifiez les références client

Appelez deux agences de même taille déjà clientes du fournisseur. Questionnez-les sur :

Délai d’onboarding réel
Qualité du support
Évolutions produit sur l’année écoulée

Jour 10 – Négociez et signez

La concurrence est forte ; vous pouvez souvent obtenir la gratuité des frais d’activation ou un cashback supplémentaire les six premiers mois.

Semaine 3 : Implémentation sans rupture d’activité

Jour 11 – Ouverture du compte et collecte des KYC

Fournissez les pièces légales : KBIS, identité du gérant, garantie financière tourisme (voir notre guide complet ici).

Jour 12 – Création des IBAN et paramétrage des règles

Un IBAN par gros dossier MICE
Un IBAN générique pour les ventes BtoC rapides

Jour 13 – Génération des premières cartes virtuelles

Choisissez la logique : une carte par fournisseur ou par réservation. Fixez un plafond et une date d’expiration courte (idéal pour limiter les fraudes).

Une cheffe d’agence de voyage crée une carte virtuelle sur son ordinateur portable, tandis qu’un collègue affiche le tableau de suivi des IBAN sur un écran mural. La pièce est lumineuse, ambiance start-up, post-its de différentes couleurs visibles.

Jour 14 – Connexion à votre logiciel comptable

Les API d’Elia Pay se branchent en quelques minutes sur Sage, QuickBooks ou Pennylane. Testez l’export automatique des écritures.

Jour 15 – Phase pilote sur 5 dossiers clients

Traitez ces dossiers uniquement via la nouvelle plateforme. Mesurez :

Temps de création du dossier comptable
Délai de réception du virement fournisseur
Retour d’expérience des travel planners

Semaine 4 : Formation, lancement officiel et optimisation

Jour 16 – Formez l’équipe comptable

Organisez un atelier de 2 heures : création d’un IBAN, émission d’un remboursement, lettrage automatique.

Jour 17 – Sensibilisez les conseillers voyages

Montrez-leur comment générer une carte virtuelle en 30 secondes pendant l’appel client. Soulignez les arguments commerciaux : cashback et sécurité.

Jour 18 – Mettez à jour vos CGV et pages paiement

Informez officiellement les clients des nouveaux moyens de paiement et des garanties associées.

Jour 19 – Lancement officiel

Basculer tous les nouveaux dossiers sur la plateforme. Les anciens restent sur l’ancien système jusqu’à clôture (principe du « double run »).

Un tableau Kanban affiche les étapes du plan 30 jours, avec la colonne “Terminé” remplie. Des membres de l’équipe se donnent un check enthousiaste devant l’écran qui confirme 0 transaction en anomalie.

Jour 20 – Analyse à chaud

Comparez vos KPI (définis au jour 4) avec les chiffres réels. Communiquez les premiers gains au reste de l’équipe pour maintenir l’adhésion.

Jour 21 à 25 – Optimisation continue

Activez les alertes de plafond temps réel
Paramétrez le moteur anti-fraude basé sur la destination
Explorez l’API pour émettre des bons cadeaux si vous vendez aussi du BtoB

Jour 26 – Automatisez le rapprochement bancaire

Grâce à la double référence dossier + IBAN, 95 % des écritures se lettrent automatiquement. Libérez une demi-journée par semaine côté comptable.

Jour 27 – Activez le module cashback fournisseurs

Certaines plateformes (dont Elia Pay) appliquent jusqu’à 1 % de cashback sur vos règlements GDS ou OTA. C’est un moyen simple d’augmenter la marge sans toucher aux tarifs clients.

Jour 28 – Récoltez les feedbacks

Utilisez un questionnaire interne court (NPS) pour mesurer la satisfaction des utilisateurs métier. Ajustez les workflows si nécessaire.

Jour 29 – Planifiez un comité trimestriel

La digitalisation n’est pas un sprint unique. Bloquez dès maintenant une revue trimestrielle pour suivre les KPI, les évolutions réglementaires et les nouvelles fonctions.

Jour 30 – Célébrez !

Partagez un récapitulatif chiffré : économies réalisées, temps gagné, incidents évités. Offrez un déjeuner d’équipe pour ancrer la réussite du projet.

Résultats attendus après 30 jours

Indicateur	Avant	Après 30 jours
Délai de rapprochement	5 jours	24 heures
Temps de création d’un paiement fournisseur	7 min	45 sec
Frais moyens sur transaction	1,8 %	1,2 %
Incidents de fraude	2 / trimestre	0
Trésorerie libérée (grâce au cashback + plafonds)	–	+7 000 € / an

FAQ

Dois-je changer de banque pour utiliser une plateforme comme Elia Pay ? Non. Vous conservez votre banque historique ; la plateforme agit comme un compte de paiement dédié à votre activité tourisme.

Combien de temps dure l’onboarding KYC ? Comptez en moyenne 48 h pour une petite agence, si vos documents légaux sont à jour.

Les cartes virtuelles sont-elles acceptées par tous les fournisseurs ? La majorité des compagnies aériennes, GDS et chaînes hôtelières acceptent les cartes Visa ou Mastercard virtuelles. Vérifiez toutefois les politiques spécifiques de certains réceptifs.

Comment intégrer la solution à mon CRM ou mon logiciel de réservation ? Elia Pay dispose d’API REST et de plug-ins pour les principaux CRM voyage. Une documentation pas-à-pas est fournie lors de l’activation.

Prêt à passer à l’action ? Découvrez comment Elia Pay peut déployer votre nouveau processus de paiement en moins de deux semaines et booster votre trésorerie : Demander une démo personnalisée.