6 modèles de reporting financier prêts à l’emploi pour agences

Votre reporting financier est-il prêt pour la haute saison ?

Les réservations affluent, les acomptes tombent, les fournisseurs passent leurs débits… et la trésorerie d’une petite agence de voyages peut virer au casse-tête en moins d’un trimestre. Pour piloter votre activité avant qu’un trou de trésorerie ne se creuse, rien ne vaut un reporting clair, mis à jour automatiquement.

Dans cet article, nous vous proposons 6 modèles de reporting financier prêts à l’emploi spécialement pensés pour les agences de voyages indépendantes. Chaque modèle est :

• Facile à déployer dans Google Sheets, Excel ou un outil BI.
• Compatible avec des exports comptables classiques (BSP, Amadeus, NDC, etc.).
• Optimisable en quelques minutes si vous utilisez une plateforme de paiement tourisme comme Elia Pay (rapprochement bancaire automatique, cartes virtuelles et suivi des frais).

Selon la Fédération française des agences de voyages, 78 % des fermetures d’agence en 2024 ont eu pour cause principale une mauvaise gestion de trésorerie plutôt qu’une baisse de ventes.

Coup d’œil rapide sur les 6 modèles

1. Tableau de bord Trésorerie Quotidienne

La trésorerie est le carburant de votre agence. Un simple retard de facturation fournisseur peut aspirer votre solde en pleine saison.

KPIs clés :

• Solde du/des comptes bancaires en temps réel.
• Montant des encaissements du jour vs décaissements planifiés.
• Ratio acomptes encaissés / voyages non encore réalisés.
• Alertes seuil (ex. : < 10 % du CA mensuel moyen).

Comment le construire :

• Connectez votre banque ou votre IBAN français Elia Pay à Google Sheets via un connecteur open-banking (Bridge, Klipfolio…).
• Ajoutez un onglet « Échéancier fournisseur » alimenté par vos PNR ou votre back-office.
• Utilisez la mise en forme conditionnelle pour faire apparaître en rouge toute journée prévisionnelle avec solde négatif.

Astuce Elia Pay : les transactions taguées (vols, hôtels, assurances) sont automatiquement classées, ce qui accélère le rapprochement bancaire et la catégorisation des flux.

2. Rapport de Marges par Dossier Client

Connaissez-vous la marge nette dégagée par le voyage de M. Durand à Bali ? Ce reporting répond en un clic.

Colonnes indispensables :

• Numéro de dossier / Nom client.
• Prix de vente TTC.
• Coût total des prestations (fournisseurs, GDS, frais de paiement).
• Commission front (ex. compagnies aériennes) et back (cashback hôtels).
• Marge brute et marge nette (après frais fixes au prorata).

Pourquoi c’est vital : Les packages long-courrier ou sur-mesure peuvent sembler rentables alors que les frais de change, les frais de carte et les remises de dernière minute grignotent la marge.

Automatisation possible :

• Import automatique des coûts via l’API de votre GDS ou un export CSV.
• Ajout des frais réels de carte virtuelle depuis Elia Pay (0,9 % en moyenne) plutôt qu’une estimation.
• Graphe de marge par segment (couples, groupes, MICE) pour guider votre marketing.

3. Suivi des Encours et Avoirs Compagnies Aériennes (BSP/ARC)

Les agios sur les paiements IATA peuvent frôler 14 % si vos encours explosent. Ce modèle vous aide à garder la main.

Structure type :

• Encours actuel par compagnie.
• Tickets à date de remittance T-N.
• Notes de crédit et ADM en attente.
• Statut de contestation ou d’apurement.

Visualisation recommandée : un diagramme de Gantt simplifié montrant les échéances par semaine.

Bonnes pratiques :

• Planifiez un rappel automatique trois jours avant chaque jour de clearing.
• Réconciliez les paiements effectués via cartes virtuelles Elia Pay pour éviter les doubles débits.

4. Monitoring des Commissions & Cashback Partenaires

Entre les commission overrides, les cashbacks hôteliers et les incentives croisés, il est facile de laisser filer plusieurs milliers d’euros par trimestre.

KPIs à suivre :

• Commission contractuelle vs commission réellement perçue.
• Délai moyen de versement (objectif : < 45 jours).
• Taux de litige commissions (facturées mais non payées).

Comment alimenter le tableau :

• Listez tous vos fournisseurs payés par carte virtuelle. Ajoutez le pourcentage de cashback négocié (jusqu’à 1 % avec Elia Pay) et la date d’éligibilité.
• Importez les reports de paiement Com’n’Stay, Expedia TAAP, etc.
• Ajoutez un champ « écart » qui passe au rouge dès qu’un paiement manque à l’appel.

5. Prévision de Flux de Trésorerie à 90 jours

Les assurances voyages se paient avant le départ, les acomptes fournisseurs aussi, mais votre TVA et vos salaires n’attendent pas. Ce modèle projette vos soldes sur trois mois pour anticiper un besoin de financement.

Éléments clés :

• Encaissements prévus (acompte, solde, upsells).
• Décaissements obligatoires (fournisseurs, BSP, charges sociales, loyers).
• Scénario pessimiste : –15 % de ventes et +10 % de litiges.
• Ligne de crédit disponible et point de rupture prévisionnel.

Outils :

• Power BI ou Google Data Studio pour la visualisation.
• Connecteur API Elia Pay pour remonter en temps réel vos restes à payer.

Décision : si la trésorerie passe sous 0 à J+55, activez une solution d’escompte ou renégociez un délai avec vos fournisseurs.

6. Rapport Fraude, Chargebacks & Frais de Paiement

Les fraudes à la carte de crédit dans le tourisme ont augmenté de 23 % entre 2023 et 2024 (source : Observatoire de la Sécurité des Moyens de Paiement). Ce reporting vise la prévention avant tout.

Dimensions à analyser :

• Nombre de transactions suspectes vs total transactions.
• Montant des chargebacks acceptés vs contestés.
• Coût moyen par mode de paiement (carte physique, virtuelle, virement).
• Score de risque par pays de facturation.

Plan d’action :

• Mettez en place des règles de 3-D Secure dynamique (possible dans Elia Pay).
• Suivez les motifs de rejet, puis renforcez la vérification des dossiers à risque élevé (billets one-way, haute saison).
• Comparez les frais variables de chaque PSP et négociez à partir de volumes consolidés.

Comment passer du tableur à l’automatisation ?

1. Centralisez vos flux de paiement : un IBAN unique et des cartes virtuelles réduisent le nombre de lignes à rapprocher.
2. Choisissez un outil BI léger : Power BI, Looker Studio ou MyReport suffisent pour commencer.
3. Connectez vos comptes Elia Pay : l’API fournit les données de transactions, frais et cashbacks en temps réel.
4. Programmez des alertes : e-mail ou Slack dès qu’un KPI passe en zone rouge.
5. Révisez vos modèles tous les 6 mois pour tenir compte des nouvelles lignes de produits (croisières, MICE, assurance multirisque).

Le mot de la fin

Un reporting financier pertinent n’est pas réservé aux grands réseaux. Avec ces six modèles et des données automatiquement alimentées, vous gagnez plusieurs heures chaque semaine et pouvez vous concentrer sur l’essentiel : faire voyager vos clients.

Si vous souhaitez aller plus loin, la plateforme Elia Pay propose :

• Le rapprochement bancaire automatique de vos paiements fournisseurs.
• Des cartes virtuelles avec jusqu’à 1 % de cashback voyage.
• Un tableau de bord temps réel déjà compatible avec les modèles décrits ci-dessus.

Découvrez comment Elia Pay peut devenir la colonne vertébrale de votre gestion financière : https://eliapay.com

Pour approfondir la digitalisation de votre agence, lisez aussi notre article « Les outils SaaS indispensables pour gérer une agence de voyages ».