Roadmap pour passer d’Excel à un logiciel comptabilité agence de voyage

Pourquoi quitter Excel ?

Au lancement d’une agence de voyages, un simple tableur semble suffire : on crée quelques onglets « clients », « fournisseurs », « encaissements », on concatène des formules et le tour est joué. Cette solution maison finit pourtant par montrer ses limites :

• Risque d’erreur humaine (un copier-coller suffit à fausser un état de TVA).
• Perte de temps pour les rapprochements bancaires et les écritures comptables.
• Difficulté à suivre plusieurs devises ou cartes virtuelles fournisseurs.
• Aucune traçabilité solide en cas de contrôle (DGFiP ou Atout France).

Selon l’étude Xerfi « Tourisme et digitalisation » (2024), 63 % des petites agences déclarent passer plus d’une journée par semaine à « reprendre » leurs fichiers Excel. Le coût caché dépasse souvent 8 000 € par an et ralentit la croissance.

Objectif et périmètre de la roadmap

Cette feuille de route pas-à-pas vous aide à passer d’Excel à un véritable logiciel de comptabilité spécialisé tourisme. Elle se base sur l’expérience de plus de 200 agences accompagnées par Elia Pay depuis 2022.

1. Cartographier vos processus actuels

Avant de tester des solutions, dressez la carte de vos flux financiers.

• Parcours client : devis, acompte, solde, remboursement éventuel.
• Achats fournisseurs : billets GDS, hébergeurs, DMC, assurances.
• Modes de paiement : virement, carte physique, cartes virtuelles, voire espèces.
• Obligations légales : garantie financière, déclaration de TVA sur marge.

👉 Astuce : pendant quinze jours, notez toutes les manipulations effectuées dans Excel. Le résultat servira de base à votre cahier des charges.

2. Rédiger un cahier des charges minimaliste mais précis

Un bon logiciel de comptabilité répond à des besoins génériques (plan comptable français) et à des spécificités tourismes :

• Gestion des comptes 706 000 et 708 008 (produits sur marge) et calcul automatique du régime de TVA sur marge.
• Rapprochement bancaire multi-IBAN (utile si vous utilisez un IBAN de collecte pour chaque marque).
• Intégration GDS/Back-office (Amadeus, Galileo, Orchestra, Mtrip, etc.).
• Suivi des encaissements par carte virtuelle et cashback voyage (jusqu’à 1 % avec Elia Pay).
• Exports FEC conformes et piste d’audit fiable.

Pesez également des critères transverses : hébergement cloud, support français, RGPD, API ouverte pour relier votre plateforme de paiement.

3. Choisir le modèle d’implémentation

1. Logiciel cloud 100 % SaaS (QuickBooks, Pennylane, Evoliz + module tourisme).
2. Spécialiste tourisme hébergé (OpenPro, Gestour, IGA360).
3. ERP sur mesure, option coûteuse mais parfois justifiée pour les réseaux multi-agences.

Pour la majorité des petites agences, un SaaS tourisme est le meilleur ratio coût/fonctionnalité. Il se paye à l’abonnement et inclut les mises à jour réglementaires.

4. Nettoyer et structurer vos données Excel

• Uniformisez les colonnes (dates ISO, devise ISO, identifiant client unique).
• Créez un mapping vers le plan comptable PCG : chaque ligne Excel doit pouvoir se convertir en écriture (débit/crédit).
• Supprimez les doublons et archivez les années clôturées (ZIP + cloud sécurisé).

Cette étape représente souvent 40 % du travail. Mieux vaut la faire avant de signer la licence logicielle pour négocier un déploiement plus léger.

5. Construire un planning projet réaliste

6. Migrer les données et tester

La plupart des éditeurs proposent un import CSV standard ou un service de migration payant. Vérifiez :

• Reprise des soldes d’ouverture (comptes 401, 411, 512…).
• Import des écritures non lettrées (acomptes, avoirs fournisseur).
• Conservation de l’historique justificatif (PDF, IATA, vouchers).

Exécutez des tests unitaires : lettrage automatique, contrôle de TVA, génération FEC. Tout écart doit être corrigé avant le « double run ».

7. Former et accompagner vos équipes

Le facteur humain fait ou défait le succès. Planifiez :

• Sessions courtes (2 h) par profil : comptable, conseiller voyage, direction.
• Guide d’utilisation maison avec captures d’écran.
• Hotline dédiée pendant 30 jours.

Vous éviterez le syndrome « je retourne sur Excel car c’est plus rapide ».

8. Connecter votre solution de paiement pour le rapprochement automatique

C’est ici qu’Elia Pay entre en jeu. Notre plateforme fournit :

• IBAN français dédié pour chaque agence ou marque.
• Cartes virtuelles fournisseurs, avec cashback jusqu’à 1 % sur achats vols/hôtels.
• API de paiement et webhooks. Les écritures (encaissement client, règlement fournisseur, cashbacks) s’importent automatiquement dans votre logiciel.
• Module de détection de fraude et conformité tourisme.

Résultat : le rapprochement bancaire se fait en un clic et votre comptable ne saisit plus manuellement les règlements.

9. Effectuer un double run d’un mois

Gardez Excel actif en parallèle, mais désactivez toute saisie manuelle. Comparez chaque fin de semaine les journaux comptables entre les deux systèmes :

• Si l’écart est inférieur à 1 % et expliqué, passez à l’étape suivante.
• Sinon, corrigez les mappings ou les règles de TVA.

10. Passer en production et optimiser

Le jour J, verrouillez l’écriture de reprise, archivez définitivement votre classeur Excel « LIVE ». Ensuite :

• Surveillez vos KPIs : temps de clôture mensuelle, erreurs de TVA, cash disponible.
• Automatisez davantage : intégration CRM, émission de factures électroniques Factur-X.
• Réexaminez vos processus tous les six mois pour profiter des nouvelles fonctionnalités SaaS.

Cas pratique : Azur Aventures

Cette petite agence marseillaise (3 employés, 1,2 M€ CA) utilisait 14 classeurs Excel. Après la mise en place d’un logiciel comptable cloud relié à Elia Pay :

• Temps de rapprochement divisé par 4 (de 8 h à 2 h par mois).
• Clôture annuelle réalisée le 10 janvier au lieu du 25 février.
• 6 900 € de cashback cumulés en 12 mois grâce aux cartes virtuelles.

FAQ – Migration comptable des agences de voyages

Combien coûte un logiciel de comptabilité tourisme ?
Les offres SaaS débutent à 69 €/mois pour une petite structure, hors migration. Comptez 1 000 € à 3 000 € de frais de paramétrage si vous externalisez la reprise de données.

Dois-je changer d’expert-comptable ?
Pas forcément. La plupart travaillent déjà avec les principaux éditeurs cloud. Fournissez-leur un accès « collaborateur » afin qu’ils exportent directement le FEC.

Et si je gère plusieurs devises ?
Choisissez un logiciel qui propose le multi-devise natif et le recalcul journalier du différentiel de change. C’est indispensable pour les règlements USD ou GBP.

Quelles obligations légales pour la piste d’audit fiable ?
Votre nouvel outil doit stocker l’horodatage, l’auteur et le justificatif de chaque écriture. Les exports PDF ou CSV seuls ne suffisent plus depuis l’arrêté du 15 mai 2024.

Comment sécuriser mes données historiques ?
Archivez vos anciens fichiers Excel en lecture seule (format PDF/A) et conservez-les au même titre que les factures : dix ans.

Prêt à transformer votre gestion financière ?

En connectant votre futur logiciel comptable à la plateforme Elia Pay, vous supprimez la saisie manuelle, sécurisez vos paiements fournisseurs et débloquez jusqu’à 1 % de cashback voyage à chaque réservation.

👉 Demandez dès maintenant votre démonstration personnalisée sur elia pay.com et faites passer votre agence à la vitesse supérieure.