5 stratégies pour optimiser le délai de règlement de vos fournisseurs

Gérer le délai de règlement (Days Payable Outstanding, DPO) est un exercice d’équilibriste pour une petite agence de voyages : payer ses fournisseurs assez vite pour garder de bonnes relations… mais pas trop tôt pour préserver le cash nécessaire aux acomptes clients et aux imprévus. Selon la Fédération française du voyage, le DPO moyen du secteur a bondi de 12 % en 2024, sous l’effet du renchérissement des billets et de la volatilité des taux de change. Dans ce contexte, chaque jour de délai gagné se traduit par un bol d’oxygène en trésorerie et des remises négociées plus avantageuses.

Voici cinq stratégies éprouvées pour optimiser le règlement de vos fournisseurs tout en sécurisant vos marges.

1. Digitaliser tout le cycle facture-paiement dès la réception

Le premier goulot d’étranglement se situe souvent dans le traitement manuel des factures : emails égarés, libellés imprécis, validation tardive. Digitaliser le flux complet permet de réduire de 3 à 5 jours le délai moyen d’approbation.

• Demandez à chaque fournisseur d’adresser ses factures à une adresse unique (ex. [email protected]).
• Utilisez un OCR ou la fonction de capture automatique d’Elia Pay pour extraire les données clés (montant, date d’échéance, numéro de dossier) et créer un bon à payer.
• Générez un IBAN virtuel par dossier afin que l’encaissement client et le paiement fournisseur soient appairés automatiquement ; suivez le tutoriel pas-à-pas ici : Synchroniser vos réservations avec un IBAN virtuel.
• Programmez des workflows d’approbation : un clic dans Slack ou un email pour valider, puis le virement part à la date idéale.

Résultat : plus de chasse aux pièces jointes, un historique tracé pour l’audit et des fournisseurs payés exactement quand vous l’avez décidé.

2. Négocier des échéanciers flexibles… ou des remises « Early Pay »

Optimiser le DPO ne veut pas dire payer tout le monde plus tard. Le vrai levier consiste à personnaliser les conditions selon la valeur stratégique de chaque partenaire :

1. Segmentez vos fournisseurs (compagnies aériennes, réceptifs, hôtels, tech) et calculez leur poids dans vos achats.
2. Pour les tops partenaires, proposez un règlement à J+10 contre 1 % de remise, ou un tiers immédiatement puis le solde à J+45.
3. Formalisez ces accords et suivez-les dans votre CRM ou un tableau partagé. Un rappel automatique 10 jours avant l’échéance rassure le partenaire et évite les pénalités.

Retenez qu’un escompte de 1 % pour un paiement 20 jours plus tôt équivaut à un rendement annuel de plus de 18 % : si votre coût de financement est inférieur, l’opération est rentable !

Pour aller plus loin dans la négociation, consultez notre guide détaillé : Négocier des frais bancaires plus bas avec vos fournisseurs.

3. Centraliser CB, SEPA et SWIFT sur une plateforme spécialisée tourisme

Le dilemme classique : règle-t-on un réceptif marocain par virement SWIFT, un hôtel espagnol par carte ou un DMC japonais par SEPA ? Multiplier les canaux rallonge la réconciliation et génère des frais cachés.

Avec une plateforme unifiée comme Elia Pay :

• Vous disposez d’un IBAN français pour vos virements SEPA (instantanés possibles), d’un module SWIFT multi-devises et de cartes virtuelles compatible IATA pour les OTA et GDS.
• L’algorithme propose automatiquement le moyen le plus économe et sécurise chaque transaction via les règles MCC tourisme.
• Les écritures se téléchargent directement dans votre logiciel comptable (voir le tutoriel intégrer un IBAN français).

Selon une étude interne menée en 2025 auprès de 43 agences, la centralisation fait passer le délai de rapprochement de 2,7 jours à 4 heures en moyenne et réduit les litiges fournisseurs de 35 %.

4. Exploiter le cashback pour financer les règlements anticipés

Payer plus vite peut sembler coûter cher ; pourtant, en tirant parti d’un programme de cashback jusqu’à 1 % sur chaque carte virtuelle, vous compensez (et parfois dépassez) la remise consentie.

Exemple :

L’effort de trésorerie n’est plus que 20 € pour 10 000 € de factures – autant dire négligeable face à la fidélisation du partenaire et aux avantages concurrentiels. Pour structurer votre programme, notre guide complet est ici : Cashback voyage : maximisez vos marges.

5. Piloter le DPO en temps réel avec des KPI actionnables

On n’améliore que ce qu’on mesure. Définissez un tableau de bord simple :

• DPO global : nombre moyen de jours entre la réception facture et le paiement.
• DPO par segment : aérien, hébergement, prestataires locaux.
• Taux d’escompte obtenu.
• Taux de paiement en retard (< 0,5 % cible).

Les données se récoltent automatiquement depuis votre plateforme de paiement et votre logiciel comptable ; plus besoin d’Excel manuel. Pour les formules et les benchmarks, référez-vous à notre article : Les 12 KPI financiers à suivre absolument.

Programmez une alerte Slack ou email dès qu’un dossier dépasse le seuil de 30 jours. Dans 74 % des cas (étude Elia Q2 2025), un simple rappel avant échéance suffit à éviter un retard.

Récapitulatif des gains potentiels

Cumuler ces leviers peut ramener votre DPO de 38 jours (moyenne sectorielle) à 22 – 25 jours sans sacrifier la trésorerie : un avantage compétitif majeur pour capter des allotements, sécuriser des tarifs early bird et améliorer la rentabilité.

FAQ

Le DPO idéal pour une petite agence de voyages se situe à quel niveau ? Entre 20 et 30 jours. Au-delà de 40 jours, vous risquez pénalités et tensions fournisseurs ; en-dessous de 15 jours, votre trésorerie peut se tendre inutilement.

Comment convaincre un fournisseur d’accorder un escompte ? Apportez des garanties (paiement instantané, historique de fiabilité), proposez un plan test sur 90 jours et montrez l’avantage pour son propre cash-flow.

Les virements instantanés ne coûtent-ils pas plus cher ? Avec Elia Pay, le coût unitaire est plafonné à 0,40 € ; la rapidité réduit les suivis manuels et les réclamations, ce qui compense largement.

Faut-il un logiciel comptable spécialisé pour profiter du rapprochement automatique ? Non. Elia Pay s’intègre à Sage, Pennylane, QuickBooks, Gestour ou même à un simple export CSV si vous restez sur Excel.

Passez à l’action dès aujourd’hui

Chaque jour de délai de règlement gagné libère du cash pour vos campagnes marketing ou vos prochaines ventes. Réservez une démonstration personnalisée d’Elia Pay et découvrez comment nos IBANs virtuels, cartes virtuelles cashback et tableaux de bord DPO peuvent transformer la relation avec vos fournisseurs en moins de 30 jours.

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